7 ngày triển khai Selfomy One

NGÀY 1 - Thiết lập hệ thống & chạy thử nghiệm

Mục tiêu của ngày Đến cuối Ngày 1, trung tâm không cần đưa toàn bộ nhân sự và học viên lên Selfomy One. Thay vào đó, trung tâm cần hoàn thành một thí điểm lớp học mẫu với đầy đủ các vai trò. Nếu thử nghiệm chạy ổn, mô hình này sẽ được dùng làm template để triển khai cho các lớp còn lại. 1. Xác định đội ngũ triển khai Trước khi thao tác trên Selfomy One, trung tâm cần xác định rõ: | | | | | ------------------------------ | ---------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------- | | Vai trò | Người phụ trách | Nhiệm vụ trong Ngày 1 | | Quản trị viên / Admin | Chủ trung tâm / Quản lý học thuật / Quản lý vận hành | Thiết lập hệ thống, tạo lớp, phân quyền, kiểm tra toàn bộ quy trình | | Giáo viên thí điểm | Giáo viên phụ trách lớp mẫu | Kiểm tra trải nghiệm giảng dạy, nhận lớp, theo dõi học viên, chấm bài | | Học viên thí điểm | 1–3 học viên hoặc tài khoản test | Kiểm tra trải nghiệm đăng nhập, vào lớp, làm bài, nộp bài | | Người phụ trách triển khai | Có thể là Quản trị viên hoặc người phụ trách dự án | Theo dõi checklist, ghi nhận lỗi và xác nhận hoàn thành | Nguyên tắc: - Không nên để tất cả mọi người cùng tham gia thiết lập. - Admin chịu trách nhiệm thiết lập và kiểm soát. - Giáo viên chịu trách nhiệm kiểm thử nghiệp vụ giảng dạy. - Học viên chịu trách nhiệm kiểm thử trải nghiệm học tập. - Cách phân vai này giúp trung tâm biết chính xác ai làm gì và ai chịu trách nhiệm khi có vấn đề. 2. Thiết lập quyền truy cập Người thực hiện: Admin Trước khi tạo lớp, Admin cần đưa các nhân sự liên quan vào công ty trên Selfomy One. Vào: Ảnh đại diện → Thiết lập công ty → Phân quyền → Thêm nhân viên Nhập: - Email - Tên nhân sự - Nhóm vai trò Sau đó chọn Lưu. Selfomy One sử dụng nhóm vai trò để xác định quyền của từng nhân sự trong hệ thống. Xem chi tiết: Hướng dẫn phân quyền cho nhân sự trong công ty Trong thí điểm, tối thiểu cần: 01 Admin + 01 Giáo viên Không cần mời toàn bộ giáo viên của trung tâm ngay ngày đầu tiên. 3. Giáo viên xác nhận tài khoản Người thực hiện: Giáo viên Sau khi Admin thêm giáo viên, hệ thống gửi lời mời tham gia công ty. Giáo viên cần: 1. Kiểm tra email. 2. Mở thư mời. 3. Chọn Chấp nhận lời mời. 4. Đăng nhập bằng email được mời. Nếu không thấy email, kiểm tra cả thư mục Spam. Selfomy hướng dẫn nhân sự có thể đăng nhập bằng OTP qua email hoặc tài khoản Selfomy/Google tương ứng với email được mời. Xem chi tiết: Hướng dẫn nhận lời mời tham gia công ty trên Selfomy One 4. Tạo lớp thí điểm Người thực hiện: Admin Vào: Tạo → Lớp học Thiết lập: - Tên lớp - Ngày bắt đầu - Ngày kết thúc - Lịch học - Khóa học và chương trình học Selfomy cho phép lớp sử dụng khóa học đã có sẵn hoặc tạo khóa học mới ngay trong quá trình tạo lớp. Xem chi tiết: Hướng dẫn tạo lớp học Khuyến nghị triển khai Nếu trung tâm đã có khóa học: Ưu tiên chọn khóa học có sẵn. Nếu chưa có: Tạo một khóa học mẫu đủ để thử nghiệm. Không cần dành cả Ngày 1 để xây toàn bộ chương trình học. Selfomy cũng hỗ trợ việc xây chương trình học gốc gắn với khóa học để những lớp sau có thể tái sử dụng. Ví dụ Khóa học: IELTS Foundation Lớp thí điểm: IELTS Foundation – K01 Giáo viên: Nguyễn A Số học viên thí điểm: 3 Thời gian: 01/10–30/11/2026 5. Gán giáo viên cho quy trình thí điểm Người thực hiện: Admin + Giáo viên Trong khi tạo lớp, Admin xác định: Giáo viên nào chịu trách nhiệm vận hành lớp thí điểm? Đây là một điểm quan trọng. Không nên có tình trạng: “Ai cũng có thể vào thử lớp.” Mà cần xác định rõ: 1 lớp → 1 người chịu trách nhiệm chính. Giáo viên đó sẽ là người: - Kiểm tra lớp. - Kiểm tra học viên. - Thử giao/tiếp nhận hoạt động học tập. - Thử chấm bài. - Phản hồi lại cho Admin những vấn đề phát sinh. 6. Tạo học viên thí điểm Người thực hiện: Admin / Nhân sự vận hành Vào: Tạo → Học viên  Hoặc: Học viên → Tạo học viên Tạo tài khoản chính thức với: - Họ tên - Email - Tên tài khoản - Mật khẩu Selfomy yêu cầu email của mỗi học viên phải là duy nhất; nếu sử dụng username/password thì các thông tin này cũng phải không trùng với tài khoản khác. Sau khi tạo, Admin có thể ghi danh học viên ngay vào lớp hoặc thực hiện sau. Xem chi tiết: Hướng dẫn tạo tài khoản học viên và thêm học viên vào lớp 7. Chọn cách thực hiện thí điểm Có hai cách triển khai. Phương án A - Dùng tài khoản test Phù hợp khi: - Trung tâm chưa muốn đưa học viên thật vào. - Admin muốn kiểm tra hệ thống trước. - Giáo viên cần làm quen. Phương án B - Dùng 1–3 học viên thật Phù hợp khi: - Lớp sắp khai giảng. - Trung tâm muốn kiểm tra trải nghiệm thực tế. - Muốn kiểm tra quy trình giao tiếp với học viên. Không nên Ngay ngày đầu: Import 100% học viên của trung tâm. Selfomy hỗ trợ import học viên bằng Excel và ghi danh hàng loạt, nhưng đây nên là bước sau khi thí điểm đã được nghiệm thu, không phải bước đầu tiên của thí điểm. 8. Học viên đăng nhập thử Người thực hiện: Học viên thí điểm Admin gửi cho học viên: - Link đăng nhập - Email/username - Mật khẩu Học viên thực hiện: Đăng nhập → Kiểm tra lớp → Kiểm tra nội dung được truy cập Xem chi tiết: Hướng dẫn đăng nhập cho tài khoản học viên chính thức Admin cần quan sát Không nên hướng dẫn học viên từng bước ngay lập tức. Hãy để học viên tự thực hiện trước. Mục tiêu là phát hiện: - Có khó tìm lớp không? - Có khó đăng nhập không? - Có nhầm tài khoản không? - Có vấn đề về quyền truy cập không? Nếu học viên không thể tự hoàn thành các bước cơ bản, đó là vấn đề cần xử lý trước khi triển khai diện rộng. 9. Tổ chức bài thi thử đầu vào Người thực hiện: Admin thiết lập – Giáo viên phụ trách – Học viên thực hiện Đây là bài kiểm tra xuyên suốt từ đầu đến cuối của Ngày 1. Selfomy One hỗ trợ tạo Phòng thi ảo trong lớp học, thiết lập: - Thời gian bắt đầu/kết thúc - Tên phòng thi - Chế độ làm bài - Chương trình - Thứ tự bài thi - Chế độ chấm - Giáo viên chấm - Yêu cầu phần mềm giám sát thi nếu cần. Xem chi tiết: Hướng dẫn tổ chức kỳ thi ảo trên phòng thi ảo: Tạo phòng thi ảo, gửi cho học viên, chấm bài 10. Admin thiết lập phòng thi Người thực hiện: Admin Trong lớp thí điểm, thiết lập phòng thi phù hợp với mục đích bài kiểm tra xếp lớp/đầu vào. Cần quyết định trước: 1. Thi khi nào? Xác định: Ngày + giờ bắt đầu → Ngày + giờ kết thúc 2. Thi những phần nào? Ví dụ: Listening → Reading → Writing → Speaking Hoặc chỉ một số phần cần thiết cho placement. 3. Thi theo chế độ nào? Selfomy có: Luyện tập và Thi thật Chế độ thi thật yêu cầu học viên làm bài theo trình tự và mô phỏng sát hơn trải nghiệm kỳ thi. 4. Ai chấm? Có thể chọn: - Hệ thống/AI tự chấm và trả điểm. - Hệ thống/AI chấm, giáo viên xác nhận và trả điểm. - Giáo viên chấm thủ công. Selfomy cũng cho phép chỉ định giáo viên chấm; khi có nhiều giáo viên, bài làm có thể được phân chia cho các giáo viên được chỉ định. 11. Phân công người chấm trước khi thi Đừng đợi học viên nộp bài mới hỏi: “Ai chấm bài này?” Trước khi mở phòng thi, Admin cần xác định: | | | | --------------------- | ------------------------ | | Hạng mục | Người phụ trách | | Thiết lập phòng thi | Admin | | Điều phối học viên | Giáo viên | | Theo dõi lượt thi | Giáo viên | | Chấm Writing | Giáo viên được phân công | | Chấm Speaking | Giáo viên được phân công | | Xác nhận/trả điểm | Giáo viên theo workflow | | Xử lý vấn đề hệ thống | Admin | Đây chính là tư duy “phân công trước – vận hành sau”. 12. Học viên thực hiện bài thi Người thực hiện: Học viên thí điểm Thực hiện: Đăng nhập → Vào lớp → Mở phòng thi → Làm bài → Nộp bài Sau khi học viên bắt đầu làm bài, Selfomy ghi nhận lượt thi trong phần Lượt thi của phòng thi. Khi học viên nộp bài, dữ liệu được cập nhật để giáo viên theo dõi và xử lý. Xem chi tiết: Học viên vào làm bài Mock Test 13. Giáo viên tiếp nhận và chấm bài Người thực hiện: Giáo viên Sau khi học viên hoàn thành bài: Phòng thi ảo → Chọn phòng thi → Lượt thi Giáo viên xem các bài làm đã nộp và thực hiện chấm. Nếu phòng thi được thiết lập theo chế độ AI/Hệ thống chấm – Giáo viên trả điểm, học viên sẽ chờ giáo viên xác nhận trước khi nhận kết quả cuối cùng. Xem chi tiết: Quy trình chấm bài cho phòng thi ảo Đây cũng là lúc giáo viên kiểm tra: - Bài làm có đầy đủ không? - AI đã chấm những phần nào? - Có cần chỉnh sửa/bổ sung không? - Kết quả cuối cùng đã được trả chưa? 14. Admin nghiệm thu thí điểm Người thực hiện: Admin Admin không cần trực tiếp làm lại mọi thao tác. Thay vào đó, nghiệm thu theo kết quả đầu ra. Checklist: Nhân sự - Giáo viên đã nhận lời mời. - Giáo viên đăng nhập được. - Giáo viên có đúng quyền cần thiết. Lớp học - Lớp thí điểm đã được tạo. - Khóa học đã được gắn đúng. - Thời gian/lịch học chính xác. Học viên - Học viên có tài khoản chính thức. - Học viên đã được ghi danh. - Học viên đăng nhập được. Thi thử - Phòng thi đã được thiết lập. - Đúng thời gian. - Đúng nội dung. - Đúng chế độ làm bài. - Đúng chế độ chấm. - Đúng giáo viên chấm. Kết quả - Học viên làm bài thành công. - Lượt thi được ghi nhận. - Giáo viên nhìn thấy bài. - Giáo viên chấm được. - Kết quả được trả về đúng workflow. 15. Sau thí điểm: Quyết định “triển khai / khắc phục” Không phải cứ hoàn thành thao tác là triển khai thành công. Sau thí điểm, Admin cần có một bước quyết định: SẴN SÀNG NHÂN RỘNG Nếu: - Quy trình chạy ổn. - Không có lỗi nghiêm trọng. - Giáo viên hiểu cách sử dụng. - Học viên đăng nhập và làm bài được. → Có thể chuyển sang Ngày 2 và bắt đầu xây dựng kho học liệu. KHẮC PHỤC TRƯỚC KHI NHÂN RỘNG Nếu phát hiện vấn đề: - Sai quyền. - Sai lớp. - Giáo viên chưa biết chấm. - Học viên không biết đăng nhập. - Quy trình thi chưa phù hợp. → Sửa trên lớp thí điểm, kiểm tra lại rồi mới nhân rộng.

NGÀY 2 - Xây dựng kho nội dung: Bài giảng và bài tập tạo một lần, dùng mãi mãi

Mục tiêu của ngày Sau ngày 1, trung tâm đã có một lớp thử nghiệm có thể đăng nhập, học viên có tài khoản và team đã kiểm tra được quy trình cơ bản. Day 2 tập trung vào việc xây dựng nội dung học tập trên Selfomy One. Mục tiêu không phải là nhập toàn bộ nội dung của trung tâm ngay trong một ngày. Mục tiêu là: Xây dựng những nội dung đầu tiên đúng cấu trúc, kiểm tra được chất lượng và có thể tái sử dụng cho các lớp tiếp theo. Tư duy triển khai: Xây dựng một lần → Kiểm tra lại → Tái sử dụng Thay vì mỗi lớp tự tạo lại bài giảng và bài tập, trung tâm nên từng bước xây dựng Chương trình học mẫu để có thể sử dụng lại cho nhiều lớp. Selfomy One hỗ trợ tạo chương trình học gồm các bài học, bài giảng, bài tập và bài kiểm tra; một chương trình học có thể được sử dụng cho nhiều lớp. Khi gán chương trình cho lớp, lớp sẽ có một bản chương trình có thể tùy chỉnh riêng. 1. Ai làm gì trong ngày 2? | | | | ---------------------------- | ----------------------------------------------------- | | Vai trò | Trách nhiệm chính | | Quản lý học thuật | Xác định nội dung cần xây dựng và kiểm tra chất lượng | | Giáo viên | Tạo bài giảng và bài tập | | Admin / Quản lý vận hành | Hỗ trợ cấu trúc chương trình, lớp và quyền truy cập | | Admin | Kiểm tra kết quả cuối ngày | Nguyên tắc đơn giản - Quản lý học thuật quyết định nội dung. - Giáo viên xây dựng nội dung. - Admin đảm bảo hệ thống và cấu trúc hoạt động đúng; xác nhận có thể chuyển sang bước tiếp theo. 2. Trước khi bắt đầu Không nên bắt đầu bằng việc mở Selfomy One và tạo bài ngay. Trước tiên, Quản lý học thuật và giáo viên cần thống nhất: 2.1. Đang xây nội dung cho khóa nào? Ví dụ: - Pre-IELTS - IELTS Foundation - IELTS Intermediate - IELTS Advanced - TOEIC - SAT 2.2. Đang xây nội dung cho giai đoạn nào? Đối với ngày 2, chỉ cần chọn những buổi đầu tiên của lớp thí điểm. Ví dụ: K01 - IELTS Foundation Buổi 1 → Buổi 2 → Buổi 3 Không cần xây toàn bộ 20-30 buổi ngay lập tức. 2.3. Mỗi buổi cần những nội dung gì? Ví dụ: Buổi 1 - Introduction & Vocabulary - 1 bài giảng - 1 bài tập từ vựng - 1 bài tập luyện tập Buổi 2 - Reading - 1 bài giảng - 1 bài tập Reading - 1 bài luyện tập Mục tiêu là xác định nội dung cần thiết, không phải tạo càng nhiều nội dung càng tốt. 3. Hiểu cấu trúc nội dung trên Selfomy One Trước khi tạo nội dung, trung tâm cần hiểu một cấu trúc cơ bản: Chương trình học ↓ Phần ↓ Bài học ↓ Bài giảng / Bài tập / Bài tập dạng đề thi / Phòng thi ảo Trong Selfomy One, mỗi Bài học tương ứng với một buổi học và có thể chứa nhiều đơn vị học tập như bài giảng, bài tập và phòng thi ảo Ví dụ: IELTS Foundation - Chương trình học → Part 1: Vocabulary → Lesson 1: Daily Activities - Bài giảng: Daily Activities Vocabulary - Bài tập: Vocabulary Practice - Bài tập: Fill in the Blanks → Lesson 2: Speaking - Bài giảng: Speaking Part 1 - Bài tập: Speaking Practice Đây là cấu trúc mà team nên thống nhất trước khi bắt đầu nhập nội dung. ĐIểm khác biệt của các đơn vị học tập này ra sao? - Bài tập dạng đề thi: Là các bài tập được cấu trúc theo dạng bài trong đề thi IELTS, TOEIC, SAT - Bài tập: Là các bài tập không thuộc dạng đề thi nói trên. Hiện nay Selfomy có hơn 11 dạng bài tập, gồm luyện phát âm shadowing, chép chính tả dictation, học từ vựng, flashcard, trắc nghiệm,... - Phòng thi ảo: Tổ chức đợt thi mô phỏng IELTS, TOEIC, SAT. - Bài giảng: Dùng để thể hiện các video bài giảng, slide trình chiếu, tài liệu PDF hoặc nhúng các ứng dụng khác như Youtube, Quizlet,... 4. Bước 1 - Tạo chương trình học Người thực hiện: Quản lý học thuật / Admin Mục tiêu: - Tạo một chương trình học làm chương trình mẫu cho khóa học. - Không nên tạo nội dung trực tiếp trên từng lớp nếu nội dung đó có khả năng được sử dụng lại. - Selfomy One cho phép trung tâm tạo chương trình học gốc và sau đó sử dụng chương trình đó cho nhiều lớp. Thao tác thực hiện: Truy cập: Lớp học → Chương trình học → Tạo chương trình học Nhập các thông tin cơ bản của chương trình và lưu. Sau đó tạo: Phần → Bài học → Nội dung học tập Selfomy One yêu cầu có Phần và Bài học trước khi thêm bài giảng hoặc bài tập. Ví dụ cấu trúc: Chương trình học: IELTS Foundation 2026 Phần 1: Vocabulary - Bài 1 - Daily Activities - Bài 2 - Education Phần 2: Reading - Bài 3 - Reading Skills - Bài 4 - Practice Xem chi tiết: Chương trình học là gì? Luyện tập hằng ngày là gì? Cách tạo chương trình học 5. Bước 2 - Tạo bài giảng Người thực hiện: Giáo viên Mục tiêu - Đưa phần kiến thức chính của buổi học lên Selfomy One. - Bài giảng có thể bao gồm nội dung văn bản, video và tài liệu đính kèm. Thao tác thực hiện: Tại Bài học cần tạo nội dung: Thêm bài giảng Sau đó nhập các thông tin cần thiết: - Tên bài giảng - Mô tả - Nội dung bài học - Video nếu có - Tài liệu đính kèm nếu có Sau khi hoàn thành: Ấn Lưu. Bài giảng sẽ được lưu trong chương trình học. Ví dụ: Bài học: IELTS Speaking Part 1 Bài giảng: How to Answer Speaking Part 1 Nội dung có thể gồm: - Cấu trúc câu trả lời - Từ vựng - Ví dụ - Video hướng dẫn - Tài liệu tham khảo Xem chi tiết: Hướng dẫn Tạo bài giảng trong lớp học 6. Bước 3 - Tạo bài tập Người thực hiện: Giáo viên Mục tiêu - Tạo hoạt động để học viên thực hành kiến thức vừa học. - Selfomy One cho phép một bài tập chứa nhiều dạng bài khác nhau và hỗ trợ xem trước bài trước khi đưa vào sử dụng. Thao tác thực hiện: Có thể tạo bài tập từ: Tạo → Bài tập → Tạo thủ công Hoặc: Bài tập → Tạo Sau đó: 1. Nhập thông tin cơ bản. 2. Chọn Thêm dạng bài tập mới. 3. Nhập câu hỏi và đáp án. 4. Kiểm tra nội dung. 5. Chọn Xem trước. 6. Lưu bài tập. Xem chi tiết: Hướng dẫn tạo bài tập và thêm vào chương trình học 7. Ưu tiên tái sử dụng bài tập Đây là nguyên tắc quan trọng trong ngày 2. Không phải lúc nào cũng cần tạo bài tập mới. Khi thêm bài tập vào chương trình, hãy kiểm tra trước xem bài tập đó đã tồn tại trên hệ thống chưa. Nếu có: Tìm kiếm → Chọn bài tập → Xem trước → Sử dụng Nếu chưa có: Tạo bài tập mới Selfomy One hỗ trợ cả hai cách: chọn bài tập có sẵn hoặc tạo bài tập mới khi xây dựng nội dung chương trình. Quy tắc cần nhớ: Ưu tiên tái sử dụng. Sau đó mới tạo mới. Điều này giúp trung tâm tránh tình trạng: - Một bài tập bị tạo nhiều lần. - Giáo viên mỗi lớp sử dụng một phiên bản khác nhau. - Khó quản lý kho nội dung. - Phải sửa cùng một nội dung ở nhiều nơi. 8. Chọn phương thức bài tập phù hợp Ngày 2 không cần đào tạo toàn bộ các dạng bài tập của Selfomy One. Team chỉ cần hiểu một nguyên tắc: Bài tập để đánh giá Học viên hoàn thành toàn bộ bài → nộp bài → hệ thống xử lý kết quả. Bài tập để luyện tập Học viên làm từng câu → nhận phản hồi → có thể làm lại câu sai. Selfomy One hiện hỗ trợ hai phương thức chính này trong bài tập. Mẹo chọn đơn giản Nếu mục tiêu là: Kiểm tra học viên biết đến đâu → dùng phương thức đánh giá. Nếu mục tiêu là: Cho học viên luyện và sửa sai → dùng phương thức luyện tập. Không cần thiết lập phức tạp hơn nếu chưa có nhu cầu thực tế. 9. Kiểm tra bài tập trước khi đưa cho học viên Trước khi xem một bài tập là hoàn thành, giáo viên cần kiểm tra: Nội dung - Câu hỏi đúng chưa? - Đáp án đúng chưa? - Chính tả và ngữ pháp ổn chưa? - Audio/video hoạt động chưa? Trải nghiệm - Học viên có hiểu yêu cầu không? - Có thể hoàn thành bài không? - Có lỗi hiển thị không? Kết quả - Hệ thống có ghi nhận bài làm không? - Cách chấm có đúng với mục tiêu của bài không? Selfomy One có chức năng Xem trước để kiểm tra cách bài tập hiển thị trước khi đưa vào sử dụng. 10. Bước 4 - Đưa nội dung vào lớp thí điểm Người thực hiện: Giáo viên Sau khi bài giảng và bài tập đã được kiểm tra, Giáo viên đưa nội dung vào lớp thí điểm để chạy thử. Có thể thao tác từ: Lớp học → Chọn lớp → Chương trình học → Giao bài Sau đó lựa chọn nội dung cần giao. Nếu chưa có Phần/Bài học, cần tạo cấu trúc trước khi giao nội dung. Mục tiêu Không phải kiểm tra xem nội dung có “đẹp” hay không. Mà kiểm tra: Học viên thật có thể học được nội dung này trên Selfomy One hay không? 11. Bước 5 - Giáo viên test Người thực hiện: Giáo viên Giáo viên đăng nhập và thử nội dung theo góc nhìn người dạy. Kiểm tra: - Nội dung có đúng buổi học không? - Bài giảng hiển thị đúng không? - Bài tập có đúng thứ tự không? - Cách giao bài có phù hợp không? - Giáo viên có xem được kết quả học viên không? Nếu phát hiện lỗi: Sửa → Test lại → Xác nhận Không đưa nội dung chưa được kiểm tra vào triển khai diện rộng chính thức. 12. Bước 6 - Học viên test Người thực hiện: Học viên Một học viên thí điểm thực hiện bài học như học viên thật. Học viên cần: 1. Đăng nhập. 2. Mở lớp. 3. Mở chương trình học. 4. Mở bài giảng. 5. Làm bài tập. 6. Nộp bài. 7. Kiểm tra kết quả. Giáo viên/Admin kiểm tra lại phía quản trị để đảm bảo bài làm được ghi nhận. Mục tiêu Xác nhận được toàn bộ flow: Giáo viên tạo → Học viên học → Học viên làm → Hệ thống ghi nhận → Giáo viên kiểm tra 13. Lưu ý quan trọng về nội dung mẫu Đây là phần cần đặc biệt lưu ý khi trung tâm bắt đầu sử dụng chương trình học mẫu. Một chương trình học được gán cho lớp sẽ tạo thành một bản chương trình của lớp và có thể được tùy chỉnh riêng. Thay đổi trên bản của lớp không làm thay đổi chương trình gốc. Tuy nhiên, với nội dung vẫn đang liên kết với chương trình mẫu, nếu cần chỉnh sửa riêng cho lớp, cần Nhân bản trước khi chỉnh sửa để tránh ảnh hưởng đến nội dung mẫu. Quy tắc dễ nhớ: Nội dung dùng chung → chỉnh ở chương trình mẫu. Nội dung chỉ dành cho một lớp → tạo bản riêng/Nhân bản trước khi chỉnh. 14. Không cần xây toàn bộ khóa học trong ngày 2 Đây là một nguyên tắc quan trọng khi onboarding. Không nên đặt mục tiêu: “Hôm nay phải nhập xong toàn bộ khóa IELTS.” Thay vào đó: Hoàn thiện một phần nội dung đủ để lớp thí điểm có thể học thật. Ví dụ: Ngày 2: Hoàn thiện Buổi 1 → Buổi 2 → Buổi 3 Sau ngày 2: Tiếp tục xây Buổi 4 → Buổi 5 → Buổi 6... Cách này giúp trung tâm vừa xây nội dung vừa nhận được phản hồi từ giáo viên và học viên. 15. Content library - Tài sản nội dung của trung tâm Sau ngày 2, trung tâm bắt đầu hình thành một Content Library trên Selfomy One. Có thể hiểu đơn giản: Mỗi bài giảng và bài tập được kiểm tra tốt hôm nay có thể trở thành tài sản sử dụng cho nhiều lớp sau này. Ví dụ: “IELTS Speaking Part 1 - Hometown” Sau khi được kiểm tra và duyệt: → Lớp K01 sử dụng → Lớp K02 sử dụng → Lớp K03 sử dụng Không cần tạo lại từ đầu. Đây là giá trị quan trọng nhất của việc xây dựng nội dung theo chương trình mẫu. 16. Checklist hoàn thành ngày 2 Chương trình học - Đã xác định khóa học cần triển khai. - Đã tạo chương trình học. - Đã tạo Phần. - Đã tạo Bài học. - Cấu trúc chương trình phù hợp với kế hoạch giảng dạy. Bài giảng - Đã tạo các bài giảng cần thiết. - Nội dung đã được kiểm tra. - Video/tài liệu hoạt động nếu có. - Giáo viên đã xem thử bài giảng. Bài tập - Đã kiểm tra bài tập có sẵn trước khi tạo mới. - Đã tạo các bài tập cần thiết. - Đã thiết lập đáp án. - Đã chọn phương thức phù hợp. - Đã Preview bài tập. - Giáo viên đã test bài. Thí điểm - Nội dung đã được đưa vào lớp thí điểm. - Giáo viên đã thử. - Học viên đã thử. - Bài làm được ghi nhận. - Kết quả có thể kiểm tra. Tái sử dụng - Nội dung dùng chung đã được lưu trong chương trình mẫu. - Nội dung riêng của lớp được tách riêng khi cần. - Không tạo trùng nội dung đã có.

NGÀY 3 - Xây dựng kho đề - Từ nhập thủ công sang nhập AI 

Mục tiêu của ngày Sau ngày 2, trung tâm đã bắt đầu xây dựng chương trình học, bài giảng và bài tập. Ngày 3 tập trung vào việc xây dựng kho đề thi trên Selfomy One. Mục tiêu của ngày không phải là nhập toàn bộ kho đề của trung tâm. Mục tiêu là: Hiểu cách tổ chức kho đề → tạo được một đề thi hoàn chỉnh → thử nghiệm nhập đề thủ công → sau đó sử dụng AI để tăng tốc quá trình nhập đề từ PDF. Trong giai đoạn đầu, trung tâm nên thử tạo ít nhất một đề thủ công trước khi sử dụng AI. Điều này giúp giáo viên/quản lý học thuật hiểu rõ cấu trúc và các thiết lập của một đề trên Selfomy One, từ đó có thể kiểm tra và xử lý tốt hơn khi AI nhập đề tự động. 1. Ai làm gì trong ngày 3? | | | | --------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------- | | Vai trò | Trách nhiệm chính | | Quản lý học thuật / Admin | Xác định cấu trúc đề và kiểm tra chất lượng | | Giáo viên / Bộ phận nhập liệu | Nhập và kiểm tra nội dung đề | | Admin | Hỗ trợ cấu trúc bộ đề, nhóm đề và thiết lập hệ thốngXác nhận quy trình nhập đề đã hoạt động | 2. Hiểu cấu trúc kho đề Selfomy One tổ chức kho đề theo 3 cấp: Bộ đề thi → Nhóm đề thi → Đề thi Có thể hiểu đơn giản: Bộ đề thi Là bộ lớn dùng để tổ chức một tập hợp các đề. Ví dụ: IELTS Cambridge 20 Nhóm đề thi Là các Test nằm bên trong một bộ đề. Ví dụ: Test 1 / Test 2 / Test 3 / Test 4 Đề thi Là từng bài kiểm tra cụ thể thuộc một nhóm. Ví dụ trong IELTS: Test 1 - IELTS Listening - IELTS Reading - IELTS Writing - IELTS Speaking Như vậy: IELTS Cambridge 20 → Test 1 → IELTS Listening → IELTS Reading → IELTS Writing → IELTS Speaking Cách tổ chức này giúp trung tâm quản lý kho đề có hệ thống và thuận tiện khi sử dụng các nhóm đề cho mock test. 3. Khi nào cần tạo bộ đề và nhóm đề? Không phải mọi đề thi đều cần nằm trong một bộ đề. Nếu là đề riêng lẻ Ví dụ: IELTS Reading - Diagnostic Test 01 Có thể tạo riêng một đề. Nếu là một bộ đề hoàn chỉnh Ví dụ: IELTS Cambridge 20 Nên tổ chức: Bộ đề → Test 1 → Test 2 → Test 3 → Test 4 Sau đó gán các đề Listening, Reading, Writing, Speaking vào từng Test tương ứng. Quy tắc đơn giản Đề riêng lẻ → tạo Đề thi. Một series nhiều Test → tạo Bộ đề + Nhóm đề. Nếu muốn sử dụng nhóm đề cho Mock Test, các đề cần được gán đúng Bộ đề và Nhóm đề. 4. Bước 1 - Tạo bộ đề thi Người thực hiện: Quản lý học thuật / Admin Mục tiêu Tạo cấu trúc chính cho kho đề. Thao tác Truy cập: Đề thi → Bộ đề thi → Tạo Nhập những thông tin cơ bản: - Tên bộ đề - Chương trình học: IELTS / TOEIC / SAT - Thiết lập hiển thị trên website nếu cần - Mô tả nếu cần Sau đó: Lưu. Bộ đề đã được tạo thành công. Ví dụ Tên bộ đề: IELTS Practice Tests 2026 Xem chi tiết: Cách tạo bộ đề thi 5. Bước 2 - Tạo nhóm đề thi Sau khi có Bộ đề, tạo các nhóm đề bên trong. Người thực hiện: Quản lý học thuật / Admin Thao tác Mở Bộ đề vừa tạo: Chỉnh sửa → Tạo nhóm đề Đặt tên nhóm. Ví dụ: Test 1 Tiếp tục tạo: Test 2 / Test 3 / Test 4 nếu bộ đề có nhiều Test. Selfomy One sử dụng Nhóm đề để đại diện cho từng Test trong một bộ đề. Xem chi tiết: Cách tạo nhóm đề thi 6. Bước 3 - Tạo đề thi thủ công Đây là bước nên thực hiện đầu tiên trong giai đoạn onboarding. Tại sao cần nhập thủ công trước? AI giúp giảm đáng kể thời gian nhập đề, nhưng người sử dụng vẫn cần hiểu: - Một đề gồm những phần nào? - Section dùng để làm gì? - Khi nào cần Question Group? - Khi nào tạo Question? - Đáp án được thiết lập ở đâu? - Thời gian làm bài nằm ở đâu? - Preset ảnh hưởng thế nào đến đề? Nếu chưa hiểu những thiết lập này, người dùng sẽ khó kiểm tra xem AI đã nhập đề đúng hay chưa. Vì vậy: Không bắt đầu bằng việc nhập hàng trăm đề bằng AI. Hãy: Tạo 1 đề thủ công → hiểu cấu trúc → Preview → sau đó mới dùng AI để scale. Xem chi tiết: Cách tạo đề thi thủ công 6.1. Tạo đề thi mới Người thực hiện: Giáo viên / Bộ phận nhập liệu Thao tác Truy cập: Đề thi → Đề thi → Tạo Sau đó nhập thông tin cơ bản của đề. Những thiết lập quan trọng cần hiểu 1. Tên đề thi Đặt tên rõ ràng để dễ tìm kiếm sau này. Ví dụ: IELTS Reading - Practice Test 01 Không nên đặt tên quá chung như: Reading Test 2. Time Limit Là thời gian làm bài, tính bằng giây. Ví dụ: - IELTS Reading: 01:00:00 (1 giờ) - IELTS Listening: 30:00 (30 phút) - IELTS Writing: 01:00:00 (1 giờ) - IELTS Speaking: 15:00 (15 phút) Các giá trị trên được Selfomy One sử dụng làm ví dụ cho các bài thi IELTS. 3. Quiz Preset Preset xác định loại đề. Đối với IELTS, Selfomy One hiện có các preset như: - Academic IELTS Listening - Academic IELTS Reading - Academic IELTS Writing - Academic IELTS Speaking - Academic IELTS Mixed Nếu là đề IELTS theo đúng kỹ năng, chọn preset tương ứng. Nếu là đề kết hợp nhiều dạng/kỹ năng, có thể sử dụng Academic IELTS Mixed. 4. Quiz Collection Nếu đề thuộc một Bộ đề, chọn: Quiz Collection → Bộ đề tương ứng Ví dụ: IELTS Practice Tests 2026 5. Quiz Group Nếu đề thuộc một Nhóm đề, chọn: Quiz Group → Test 1 Ví dụ: IELTS Practice Tests 2026 → Test 1 → IELTS Reading Nếu không cần tổ chức vào Bộ đề/ Nhóm đề, có thể để đề ở dạng riêng lẻ. Tuy nhiên, nếu trung tâm muốn sử dụng cấu trúc Test cho Mock Test, cần gán đúng Bộ đề và Nhóm đề. 6.2. Tạo section Sau khi lưu đề, tạo Section. Có thể hiểu đơn giản: Section = một phần lớn của đề. Trong IELTS, Section thường tương ứng với Task hoặc Part tùy loại đề. Ví dụ: IELTS Reading Một Reading Passage có thể được tổ chức thành một Section. IELTS Listening Mỗi Part có thể được tổ chức thành một Section. IELTS Speaking Mỗi Part có thể được tổ chức thành một Section. Selfomy One sử dụng Section để tổ chức các phần nội dung lớn của đề. 6.3. Tạo question group và question Đây là phần người mới dễ nhầm nhất. Không cần nhớ quá nhiều quy tắc. Chỉ cần nhớ: Question Group Dùng khi nhiều câu hỏi cùng dựa trên một đoạn nội dung/yêu cầu. Ví dụ: Reading Passage: Questions 1-7: True / False / Not Given Có thể tạo: 1 Question Group → Question 1 → Question 2 → Question 3 → ... → Question 7 Question Là từng câu hỏi cụ thể. Ví dụ: Question 1: The researcher started the project in 2018. → Answer: True Trong cấu trúc IELTS Reading và Listening, Selfomy One sử dụng Question Group để gom các câu hỏi cùng một nhóm, sau đó tạo các Question bên trong nhóm. Với Writing và Speaking, có thể tạo Question trực tiếp trong Section. 7. Đừng quá lo về các dạng câu hỏi ở ngày 3 Ở giai đoạn onboarding, không cần đào tạo toàn bộ dạng câu hỏi của Selfomy One. Chỉ cần thực hành một đề đơn giản để hiểu flow: Section ↓ Question Group ↓ Question ↓ Answer ↓ Preview Sau khi đã hiểu cấu trúc, Giáo viên/ Bộ phận nhập liệu có thể tiếp tục học cách nhập từng dạng IELTS Reading, Listening, Writing và Speaking khi có nhu cầu. Knowledge Base Selfomy One có tài liệu riêng cho từng dạng câu hỏi: Hướng dẫn nhập đề IELTS theo dạng 8. Preview và kiểm tra Sau khi nhập xong: Save Quiz → Preview Đây là bước bắt buộc trước khi xem đề là hoàn thành. Giáo viên cần kiểm tra: - Đề có hiển thị đúng không? - Section có đúng thứ tự không? - Câu hỏi có đầy đủ không? - Đáp án có chính xác không? - Audio có hoạt động không nếu là Listening? - Thời gian làm bài có đúng không? - Preset có đúng không? Nếu phát hiện lỗi: Sửa → Preview lại Không đưa đề vào sử dụng khi chưa kiểm tra. Selfomy One cung cấp chức năng Preview để xem trước đề trước khi đưa vào sử dụng. 9. Gán đề vào bộ đề / nhóm đề Nếu đề được tạo trước nhưng chưa gán vào Bộ đề hoặc Nhóm đề, có thể mở lại đề: Đề thi → Chọn đề → Chỉnh sửa Tại phần thông tin cơ bản: Quiz Collection → Chọn Bộ đề Quiz Group → Chọn Nhóm đề Sau khi lưu, đề sẽ được đưa vào đúng cấu trúc. Ví dụ hoàn chỉnh IELTS Practice Tests 2026 → Test 1 - IELTS Listening - IELTS Reading - IELTS Writing - IELTS Speaking Đây là cấu trúc trung tâm nên hướng tới khi xây một bộ Mock Test hoàn chỉnh. 10. Sau khi hiểu nhập thủ công → Sử dụng AI Khi Giáo viên đã tạo được ít nhất một đề thủ công và hiểu cấu trúc: Section → Question Group → Question → Answer Trung tâm có thể chuyển sang nhập đề bằng AI. Mục tiêu lúc này là: Dùng AI để giảm thời gian nhập liệu, không dùng AI để thay thế bước kiểm tra của Quản lý học thuật. Selfomy One hiện hỗ trợ nhập đề từ file PDF bằng AI cho các nội dung như IELTS, SAT và TOEIC. AI có thể nhận diện và trích xuất câu hỏi, đáp án, đáp án đúng và giải thích nếu có. 11. Bước 4 - Nhập đề bằng AI từ file PDF Người thực hiện: Giáo viên / Bộ phận nhập liệu Chuẩn bị File PDF cần nhập. Theo hướng dẫn hiện tại của Selfomy One: - Định dạng: PDF - Kích thước tối đa: 20MB - Với đề thi, nên có cả đáp án và giải thích nếu muốn hệ thống nhận diện những nội dung này. Khuyến nghị khi chuẩn bị file File càng rõ ràng và gần với mẫu chuẩn, AI càng dễ nhận diện chính xác. Đặc biệt, không nên đưa quá nhiều nội dung không liên quan vào cùng một file. Selfomy One hiện khuyến nghị file nên chứa khoảng 4-5 đề và không nên trộn thêm các nội dung khác như bài giảng hoặc tài liệu không liên quan. Xem chi tiết: Tạo đề thi bằng AI  11.1. Mở tính năng nhập đề bằng AI Truy cập: Tạo → Đề thi → Nhập đề bằng AI Hoặc: Đề thi → Nhập đề bằng AI → Nhập đề bằng AI Tải file PDF lên và chọn loại nội dung tương ứng. Selfomy One sẽ xử lý và trích xuất các đề từ file. 11.2. Kiểm tra đề sau khi AI trích xuất Đây là bước không được bỏ qua. Sau khi AI trích xuất, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các đề đã nhận diện. Giáo viên cần kiểm tra: - Tên đề - Số lượng câu hỏi - Preset - Nội dung câu hỏi - Đáp án - Giải thích nếu có Sử dụng: Xem trước câu hỏi để kiểm tra nội dung trước khi nhập chính thức vào hệ thống. Nếu phát hiện sai Không cố sửa hàng loạt ngay. Thực hiện: Kiểm tra → Nhập lại bằng AI nếu cần → Preview → Xác nhận Selfomy One cũng khuyến nghị khi cần độ chính xác cao, nên bắt đầu với một đề mỗi lần nhập thay vì đưa quá nhiều đề vào cùng lúc. 11.3. Nhập đề sau khi kiểm tra Sau khi kiểm tra nội dung: Cách 1 - Nhập từng đề Điền: - Tên đề - Preset Sau đó: Ấn Nhập Cách 2 - Nhập tất cả Điền đầy đủ thông tin cho từng đề: - Tên đề - Preset Sau đó: Ấn Nhập tất cả Selfomy One hỗ trợ cả hai phương thức này trong quy trình nhập đề bằng AI. 12. Quy trình khuyến nghị cho trung tâm mới Trong giai đoạn onboarding, không nên chuyển ngay toàn bộ kho đề sang AI. Hãy thực hiện theo: Bước 1 - Thủ công Tạo: 01 đề thủ công Mục tiêu: Hiểu cấu trúc đề. Bước 2 - AI Dùng: 01 file PDF → 01 đề Mục tiêu: Hiểu AI nhập đề như thế nào. 13. Nguyên tắc kiểm tra đề bằng AI Hãy nhớ: AI Import ≠ Auto Approval AI giúp trung tâm nhập nhanh hơn. Quản lý học thuật vẫn chịu trách nhiệm: Review → Verify → Approve Đặc biệt cần kiểm tra: - Câu hỏi - Đáp án - Thứ tự - Section - Audio - Preset - Thời gian - Giải thích nếu có Mục tiêu không phải là kiểm tra từng chi tiết kỹ thuật của hệ thống. Mục tiêu là đảm bảo: Đề sau khi nhập vào Selfomy One vẫn giống và hoạt động đúng như đề gốc. 14. Ngày 3 không cần làm những gì? Để tránh quá tải cho trung tâm mới, ngày 3 không yêu cầu: - Nhập toàn bộ kho đề hiện có. - Học toàn bộ các dạng câu hỏi IELTS. - Tạo toàn bộ Cambridge/Practice Tests. - Thiết lập tất cả Mock Test. - Học tất cả tính năng nâng cao của đề thi. - Tối ưu toàn bộ kho đề ngay trong ngày đầu tiên. Chỉ cần: Hiểu cấu trúc → Tạo 1 đề thủ công → Kiểm tra → Nhập 1 đề bằng AI → Kiểm tra. Sau khi quy trình này chạy tốt, trung tâm mới bắt đầu mở rộng. 15. Checklist hoàn thành ngày 3 Cấu trúc kho đề - Hiểu Bộ đề thi. - Hiểu Nhóm đề thi. - Hiểu Đề thi. - Biết khi nào cần tạo Bộ đề/Nhóm đề. Đề thi thủ công - Đã tạo 1 đề thủ công. - Đã thiết lập Time Limit. - Đã chọn Preset. - Đã hiểu Quiz Collection. - Đã hiểu Quiz Group. - Đã tạo Section. - Đã tạo Question/Question Group. - Đã tạo Answer. - Đã Preview đề. Nhập đề bằng AI - Đã chuẩn bị file PDF. - Đã thử nhập 1 đề bằng AI. - Đã kiểm tra nội dung AI trích xuất. - Đã Preview. - Đã xác nhận tên đề và Preset. - Đã Import đề thành công. Kho đề - Đề đã được gán đúng Bộ đề/Nhóm đề nếu cần. - Cấu trúc Test rõ ràng. - Có thể tiếp tục nhập thêm đề.

NGÀY 4 - Nhập hàng loạt học viên - Import, ghi danh, kích hoạt tài khoản & điểm danh

Mục tiêu của ngày Ngày 4 chuyển từ giai đoạn chuẩn bị hệ thống sang đưa học viên thật vào sử dụng. Mục tiêu của ngày: Đưa danh sách học viên lên Selfomy One → ghi danh vào đúng lớp → cung cấp thông tin đăng nhập → hướng dẫn học viên truy cập nền tảng → bắt đầu quản lý điểm danh. Tư duy triển khai: Nhập dữ liệu → Ghi danh → Đăng nhập → Học tập → Điểm danh Không cần nhập toàn bộ học viên của trung tâm ngay trong ngày đầu tiên. Nên bắt đầu với lớp thí điểm hoặc một lớp đang chuẩn bị khai giảng, kiểm tra toàn bộ quy trình trước rồi mới mở rộng. 1. Ai làm gì trong ngày 4? | | | | ---------------------------- | --------------------------------------------- | | Vai trò | Trách nhiệm chính | | Admin / Quản lý vận hành | Nhập học viên, ghi danh và quản lý tài khoản | | Giáo viên | Kiểm tra danh sách lớp và thực hiện điểm danh | | Quản lý học thuật | Kiểm tra học viên được xếp đúng lớp | | Học viên | Đăng nhập và bắt đầu sử dụng nền tảng | 2. Trước khi nhập học viên Trước khi tải danh sách lên Selfomy One, Admin cần chuẩn bị: Danh sách học viên Tối thiểu cần có thông tin để xác định đúng từng học viên. Nếu sử dụng email để đăng nhập, mỗi học viên cần có email riêng, không trùng với tài khoản khác trên hệ thống. Nếu sử dụng tên tài khoản/mật khẩu, các thông tin này cũng phải được thiết lập duy nhất. Lớp học Xác định rõ: - Học viên thuộc khóa học nào? - Học viên thuộc lớp nào? - Ngày bắt đầu? - Ngày kết thúc nếu cần? Quan trọng Đảm bảo lớp học đã được tạo trước khi ghi danh học viên. Nếu lớp chưa tồn tại, cần hoàn tất việc tạo lớp trước. 3. Bước 1 - Chuẩn bị file excel Người thực hiện: Admin / Quản lý vận hành Mục tiêu Chuẩn hóa danh sách học viên trước khi nhập vào hệ thống. Không nên tự tạo một file Excel theo cấu trúc tùy ý. Thực hiện Truy cập: Học viên → Tạo hàng loạt Tại đây, tải xuống file Excel mẫu của hệ thống. Sau đó nhập thông tin học viên vào file mẫu. Nguyên tắc Tải mẫu → Điền dữ liệu → Kiểm tra → Upload Không nên copy nguyên một file dữ liệu cũ của trung tâm vào hệ thống mà chưa kiểm tra cấu trúc. 4. Kiểm tra file trước khi tải lên Trước khi nhập, Admin kiểm tra nhanh: - Họ tên đã đầy đủ chưa? - Email có bị trùng không? - Thông tin tài khoản có chính xác không? - Có học viên nào bị nhập trùng không? - Danh sách có đúng lớp cần triển khai không? Đặc biệt, cần kiểm tra email/tên tài khoản vì các thông tin đăng nhập phải đáp ứng yêu cầu duy nhất trên hệ thống. Không cần làm ở bước này - Chỉnh sửa dữ liệu quá phức tạp. - Nhập thêm những thông tin chưa cần sử dụng. - Chuẩn hóa toàn bộ database của trung tâm. Chỉ cần đảm bảo: Danh sách sạch và đủ thông tin để tạo tài khoản. 5. Bước 2 - Nhập học viên từ excel Người thực hiện: Admin / Quản lý vận hành Thao tác Truy cập: Học viên → Tạo hàng loạt Sau đó: 1. Chọn file Excel đã hoàn thành. 2. Tải file lên hệ thống. 3. Chọn Nhập dữ liệu. 4. Kiểm tra kết quả sau khi nhập. Xem chi tiết: Nhập học viên từ file Excel Mục tiêu Sau bước này: Danh sách học viên đã tồn tại trên Selfomy One. Tuy nhiên, có tài khoản chưa đồng nghĩa với đã thuộc lớp học. Đây là bước cần phân biệt rõ. 6. Bước 3 - Ghi danh học viên vào lớp Sau khi tạo tài khoản, cần đưa học viên vào đúng lớp. Đây là bước giúp học viên có quyền truy cập vào lớp học chính thức của trung tâm. Người thực hiện: Admin / Quản lý vận hành Sau khi nhập một danh sách lớn từ Excel, Selfomy One cho phép thực hiện ghi danh cho danh sách học viên vừa nhập. Cách thực hiện Ghi danh học viên vừa nhập: Chọn Lớp → Ngày bắt đầu Sau đó: Ấn Ghi danh Selfomy One đề xuất ghi danh ngay sau khi danh sách được hệ thống quét qua để tránh sai sót, thêm nhầm/thiếu học viên về sau này. 7. Kiểm tra danh sách lớp Sau khi ghi danh, Admin và Quản lý học thuật kiểm tra nhanh: - Đủ số lượng học viên chưa? - Có học viên bị thiếu không? - Có học viên vào nhầm lớp không? - Có tài khoản trùng hoặc sai thông tin không? Nguyên tắc Danh sách trên Selfomy One = danh sách học viên thực tế của lớp. Nếu chưa khớp, xử lý ngay trước khi gửi thông tin đăng nhập cho học viên. 8. Bước 4 - Gửi thông tin đăng nhập cho học viên Người thực hiện: Admin / CS / Giáo viên Sau khi tài khoản được tạo, trung tâm cung cấp cho học viên: 1. Đường link đăng nhập 2. Email hoặc tên tài khoản 3. Mật khẩu Đây là những thông tin cần thiết để học viên truy cập vào LMS. Có thể gửi thông tin qua: - Email - Zalo - Nhóm lớp - Kênh liên lạc chính thức của trung tâm Không cần xây dựng một quy trình truyền thông phức tạp ở ngày 4. Mục tiêu đơn giản: Học viên nhận được tài khoản và biết phải đăng nhập ở đâu. 9. Bước 5 - Học viên đăng nhập Người thực hiện: Học viên Học viên truy cập trang LMS của trung tâm và đăng nhập bằng: - Google với đúng email đã đăng ký, hoặc - Tên tài khoản / mật khẩu do Admin cung cấp. Sau khi đăng nhập, học viên có thể truy cập: Lớp học của tôi để xem lớp học chính thức đã được ghi danh. Xem chi tiết: Học viên đăng nhập vào tài khoản 10. Kiểm tra truy cập của học viên Trong lần đăng nhập đầu tiên, yêu cầu học viên kiểm tra: - Có đăng nhập được không? - Có nhìn thấy đúng lớp không? - Có nhìn thấy chương trình học không? - Có mở được bài giảng không? - Có mở được bài tập không? Nếu học viên không thấy lớp Admin kiểm tra theo thứ tự: Tài khoản → Ghi danh → Lớp học Không cần kiểm tra toàn bộ hệ thống. Thông thường, vấn đề đầu tiên cần xác nhận là: Học viên đã được ghi danh đúng lớp chưa? 11. Không nên để học viên tự tìm hiểu quá nhiều Trong ngày này, trung tâm không cần hướng dẫn học viên toàn bộ tính năng Selfomy One. Chỉ cần hướng dẫn 4 việc: 1. Đăng nhập “Đây là link và tài khoản của em.” 2. Vào lớp “Vào Lớp học của tôi để tìm lớp.” 3. Học “Mở bài giảng và nội dung được giao.” 4. Làm bài “Hoàn thành bài tập/bài kiểm tra theo yêu cầu của giáo viên.” Mục tiêu: Học viên có thể tự bắt đầu học mà không cần Admin hỗ trợ từng bước. 12. Bước 6 - Điểm danh theo từng buổi học Sau khi học viên đã được ghi danh, trung tâm bắt đầu sử dụng Selfomy One để quản lý điểm danh. Người thực hiện: Giáo viên / Admin Selfomy One hiện hỗ trợ điểm danh theo từng buổi học và có 4 trạng thái: - Có mặt - Đi trễ - Vắng - Nghỉ phép Xem chi tiết: Hướng dẫn điểm danh trong lớp học trên Selfomy One 13. Cách điểm danh Có hai cách thực hiện. Cách 1 - Điểm danh theo lịch trong ngày Truy cập: Điểm danh → Chọn lớp Hệ thống hiển thị các lớp có buổi học diễn ra trong ngày. Sau đó đánh dấu trạng thái của từng học viên. Cách 2 - Điểm danh từ một lớp cụ thể Truy cập: Lớp học → Chọn lớp → 👁 → Điểm danh Sau đó thực hiện điểm danh cho buổi học tương ứng. 14. Điểm danh như thế nào cho nhanh? Selfomy One hỗ trợ: Điểm danh từng học viên Dùng khi lớp có nhiều trạng thái khác nhau. Ví dụ: - 14 học viên có mặt - 4 học viên đi trễ - 2 học viên vắng Điểm danh chung Nếu nhiều học viên có cùng trạng thái, có thể điểm danh chung cả lớp. Ví dụ: 18 học viên → Có mặt Sau đó chỉ cần cập nhật những trường hợp đặc biệt. Điều này giúp giáo viên không phải thao tác từng học viên khi phần lớn lớp có cùng trạng thái. 15. Quy trình điểm danh khuyến nghị Để hình thành thói quen vận hành, trung tâm nên thống nhất: Khi bắt đầu buổi học Giáo viên thực hiện điểm danh. Sau khi điểm danh Giáo viên kiểm tra lại các trường hợp: - Đi trễ - Vắng - Nghỉ phép Sau buổi học Đảm bảo trạng thái điểm danh đã được lưu chính xác. Nguyên tắc Điểm danh ngay trong buổi học, không để dồn nhiều buổi rồi cập nhật một lần. Điều này giúp dữ liệu chuyên cần phản ánh đúng tình hình học tập của lớp. 16. Ngày 4 không cần làm những gì? Để tránh làm người dùng mới bị quá tải, ngày 4 không yêu cầu: - Nhập toàn bộ database học viên của trung tâm. - Hướng dẫn tất cả tính năng dành cho học viên. - Thiết lập mọi quy trình chăm sóc học viên. - Phân tích dữ liệu học viên. - Thiết lập báo cáo chuyên sâu. - Xử lý toàn bộ các trường hợp tài khoản đặc biệt. Chỉ cần hoàn thành: Nhập → Ghi danh → Đăng nhập → Học → Điểm danh 17. Checklist hoàn thành ngày 4 Danh sách học viên - Đã chuẩn bị danh sách học viên. - Đã sử dụng file Excel mẫu. - Đã kiểm tra thông tin học viên. - Đã kiểm tra email/tài khoản không bị trùng. Nhập hệ thống - Đã nhập file Excel. - Danh sách học viên đã xuất hiện trên hệ thống. - Số lượng học viên đúng với danh sách thực tế. Ghi danh - Đã chọn đúng lớp. - Đã ghi danh học viên. - Đã kiểm tra lại danh sách lớp. Học viên đăng nhập - Đã gửi link đăng nhập. - Đã gửi thông tin tài khoản. - Học viên đăng nhập thành công. - Học viên nhìn thấy đúng lớp. - Học viên mở được nội dung học. Điểm danh - Giáo viên biết cách mở màn hình điểm danh. - Giáo viên biết 4 trạng thái điểm danh. - Đã điểm danh ít nhất một buổi học. - Thông tin điểm danh đã được kiểm tra.

NGÀY 5 - Chấm bài với AI Selfomy One - Writing, Speaking, Reading & Listening

Mục tiêu của ngày Sau ngày 4, học viên đã có tài khoản, được ghi danh vào lớp và bắt đầu học trên Selfomy One. Ngày 5 tập trung vào bước tiếp theo: xử lý và trả kết quả bài thi. Mục tiêu của ngày: Học viên làm bài → hệ thống/AI chấm → giáo viên kiểm tra → trả điểm cho học viên. Tư duy triển khai: Sinh viên nộp bài → AI/Hệ thống chấm điểm → Giảng viên xem xét → Trả kết quả Ngày 5 không nhằm đào tạo giáo viên trở thành chuyên gia về toàn bộ hệ thống chấm điểm. Chỉ cần giúp giáo viên hiểu được quy trình chấm bài cơ bản và biết khi nào cần kiểm tra lại kết quả AI. 1. Ai làm gì trong ngày 5? | | | | --------------------- | -------------------------------------------------------- | | Vai trò | Trách nhiệm chính | | Giáo viên | Theo dõi bài cần chấm, kiểm tra kết quả và trả điểm | | Quản lý học thuật | Kiểm soát chất lượng chấm và thống nhất cách sử dụng AI | | Admin | Hỗ trợ khi có vấn đề về lớp, bài thi hoặc quyền truy cập | | Học viên | Hoàn thành và nộp bài | 2. Hiểu quy trình chấm bài Khi học viên hoàn thành bài kiểm tra, bài làm sẽ được gửi về hệ thống chấm. Giáo viên có thể truy cập: Chấm bài Tại đây, giáo viên có thể lọc theo: - Lớp học - Dạng bài - Trạng thái chấm Sau đó chọn bài kiểm tra cần xử lý. Flow tổng quát Học viên làm bài ↓ Nộp bài ↓ AI/System chấm ↓ Giáo viên kiểm tra ↓ Hoàn thành ↓ Học viên nhận kết quả Đây là flow mà giáo viên cần nắm được trong ngày 5. 3. Bước 1 - Truy cập trang chấm bài Người thực hiện: Giáo viên Tại giao diện trang Chấm bài Hệ thống hiển thị các bài kiểm tra đã có bài làm của học viên. Giáo viên có thể sử dụng bộ lọc để tìm đúng: - Lớp cần chấm - Loại bài thi - Trạng thái chấm Ba trạng thái cần hiểu: - Đã chấm xong → Bài đã hoàn tất. - Có bài cần chấm → Có bài đang chờ giáo viên xử lý. - Đang đợi bài chấm → Bài đang trong trạng thái chờ xử lý/chấm. Xem chi tiết: Hướng dẫn chấm điểm bài kiểm tra tại lớp học 4. Bước 2 - Chọn bài kiểm tra Sau khi chọn lớp, hệ thống hiển thị các bài kiểm tra của lớp. Giáo viên chọn bài cần xử lý: Ấn Chấm bài Hệ thống hiển thị danh sách học viên và trạng thái bài làm của từng người. Giáo viên có thể nhanh chóng nhận biết: - Ai đã làm bài? - Ai đã nộp bài? - Ai đã có kết quả? - Ai còn bài cần xử lý? Mục tiêu Không cần kiểm tra từng học viên một từ đầu. Lọc đúng lớp → chọn đúng bài → xử lý những bài đang cần chấm. 5. Bước 3 - Mở bài làm của học viên Tại danh sách học viên: Chọn học viên đã nộp bài → Chấm bài Hệ thống mở giao diện chi tiết bài làm. Đây là nơi giáo viên: 1. Xem bài làm. 2. Xem điểm. 3. Xem kết quả AI. 4. Kiểm tra nhận xét. 5. Điều chỉnh kết quả nếu cần. 6. Hoàn thành việc chấm. 6. Hiểu 3 cách chấm bài Selfomy One hỗ trợ nhiều chế độ chấm tùy loại bài và cách trung tâm thiết lập khi giao bài kiểm tra. Ở mức onboarding, chỉ cần hiểu 3 cách: 1. AI/System chấm và trả điểm ngay - Hệ thống hoặc AI chấm bài. - Học viên nhận kết quả sau khi bài được xử lý. - Giáo viên chủ yếu theo dõi kết quả. 2. AI/System chấm - Giáo viên trả điểm - AI/System thực hiện chấm trước. - Giáo viên kiểm tra lại kết quả. - Sau đó Giáo viên xác nhận để trả điểm cho học viên. 3. Giáo viên chấm Giáo viên trực tiếp chấm bài. Chế độ này phù hợp khi trung tâm muốn giáo viên tự đánh giá bài làm thay vì sử dụng kết quả AI. Quy tắc dễ nhớ AI chấm → Giáo viên kiểm tra → Giáo viên trả điểm là workflow phù hợp để trung tâm làm quen với việc sử dụng AI trong quá trình đánh giá. 7. Reading & Listening Đối với Reading và Listening, Selfomy One hỗ trợ hai cách: AI/System chấm và trả điểm - Hệ thống hoặc AI xử lý bài và trả điểm ngay sau khi nộp. - Giáo viên chủ yếu kiểm tra kết quả trong danh sách bài làm. AI/System chấm - Giáo viên trả điểm - AI/System chấm trước. - Giáo viên kiểm tra kết quả. Sau đó chọn: Hoàn thành để trả điểm cho học viên. Selfomy One cũng hỗ trợ Hoàn thành tất cả khi giáo viên muốn trả điểm hàng loạt cho cả lớp sau khi đã kiểm tra. Với lớp thí điểm Khuyến nghị: Không cần trả điểm hàng loạt ngay lần đầu. Hãy xử lý một vài bài trước để Giáo viên hiểu rõ workflow. Sau khi quy trình ổn định, mới sử dụng trả điểm hàng loạt để tiết kiệm thời gian. 8. Writing & Speaking Writing và Speaking là hai dạng bài mà giáo viên cần hiểu rõ hơn về vai trò của AI. Selfomy One hỗ trợ: AI/System chấm và trả điểm AI thực hiện chấm và kết quả được trả theo thiết lập của bài. AI/System chấm - Giáo viên trả điểm - AI đưa ra kết quả. - Giáo viên kiểm tra và có thể chỉnh sửa/bổ sung nhận xét trước khi trả điểm. Giáo viên chấm Giáo viên trực tiếp đánh giá bài làm từ đầu. Tư duy onboarding Không cần bắt giáo viên học ngay toàn bộ giao diện chấm Writing/Speaking. Chỉ cần hiểu: AI đưa ra kết quả ban đầu → Giáo viên kiểm tra → chỉnh sửa nếu cần → Hoàn thành. 9. Bước 4 - Kiểm tra kết quả AI Đây là bước quan trọng nhất của ngày 5. Giáo viên không nên mặc định: “AI đã chấm thì kết quả chắc chắn đúng.” Thay vào đó: Xem xét → Xác minh → Phê duyệt Giáo viên kiểm tra: - Điểm có hợp lý không? - Nhận xét có phù hợp với bài làm không? - Có nội dung nào AI nhận diện sai không? - Có cần bổ sung nhận xét cho học viên không? Đối với Writing và Speaking, Selfomy One cho phép giáo viên chỉnh sửa ghi chú của AI và thêm ghi chú trên bài làm khi sử dụng chế độ AI chấm nhưng giáo viên trả điểm. 10. Khi nào giáo viên cần can thiệp? Không phải bài nào cũng cần giáo viên chỉnh sửa nhiều. Có thể xác nhận nhanh khi: - Kết quả rõ ràng. - Nội dung AI nhận diện đúng. - Nhận xét phù hợp. - Không có lỗi bất thường. Cần kiểm tra kỹ khi: - Điểm có dấu hiệu bất thường. - AI nhận diện sai nội dung. - Nhận xét không phù hợp với bài làm. - Học viên phản hồi về kết quả. - Đây là bài đánh giá quan trọng. Nguyên tắc AI xử lý khối lượng lớn. Giáo viên xử lý những điểm cần chuyên môn. Điều này giúp trung tâm giảm thời gian chấm nhưng vẫn duy trì vai trò kiểm soát chất lượng của giáo viên. 11. Bước 5 - Hoàn thành và trả điểm Sau khi kiểm tra bài: Ấn Hoàn thành Hệ thống ghi nhận bài đã được chấm và trả kết quả cho học viên theo chế độ của bài kiểm tra. Đây là bước quan trọng. Lưu kết quả chưa đồng nghĩa với hoàn tất quy trình trả điểm. Giáo viên cần đảm bảo bài đã được đánh dấu hoàn thành để học viên nhận được kết quả. 12. Quy trình chấm bài khuyến nghị Đối với lớp thí điểm, trung tâm nên thống nhất quy trình: Sau khi học viên nộp bài Giáo viên kiểm tra: Có bài cần chấm ↓ Chọn bài kiểm tra ↓ Chọn học viên ↓ Chấm bài ↓ Kiểm tra kết quả AI ↓ Chỉnh sửa nếu cần ↓ Hoàn thành ↓ Học viên nhận kết quả Sau khi quen hệ thống Giáo viên có thể xử lý nhiều bài cùng lúc hoặc sử dụng Hoàn thành tất cả trong những trường hợp phù hợp. 13. Ngày 5 không cần làm những gì? Để tránh làm giáo viên mới bị quá tải, ngày 5 không yêu cầu: - Học toàn bộ giao diện chấm Writing. - Học toàn bộ giao diện chấm Speaking. - Phân tích sâu từng tiêu chí IELTS ngay trong ngày đầu tiên. - Chấm thử toàn bộ bài của một khóa học. - Thiết lập tất cả chế độ chấm cho mọi loại bài. - Tìm hiểu toàn bộ tính năng báo cáo điểm. Chỉ cần hoàn thành: Học viên nộp bài → AI/Hệ thống chấm điểm → Giáo viên đánh giá → Trả kết quả 14. Checklist hoàn thành ngày 5 Giáo viên - Biết truy cập Điểm số → Chấm bài. - Biết lọc đúng lớp. - Biết chọn bài kiểm tra. - Biết xem danh sách bài làm. - Biết mở bài của từng học viên. - Biết kiểm tra kết quả AI. - Biết chỉnh sửa/bổ sung khi cần. - Biết bấm Hoàn thành để trả điểm. Reading / Listening - Đã thử ít nhất một bài được AI/System chấm. - Giáo viên đã kiểm tra kết quả. - Đã trả điểm cho học viên. Writing / Speaking - Đã thử ít nhất một bài. - Giáo viên biết xem kết quả AI. - Giáo viên biết chỉnh sửa nhận xét nếu cần. - Đã hoàn thành và trả điểm. Vận hành - Giáo viên biết kiểm tra bài đang chờ chấm. - Giáo viên biết phân biệt bài đã chấm và bài cần chấm. - Quy trình chấm bài của lớp pilot đã được thử nghiệm.

Ngày 6 - Gửi báo cáo tiến độ cho phụ huynh với Selfomy One

Mục tiêu của ngày Sau ngày 6, trung tâm có thể: - Theo dõi tiến độ học tập của từng học viên. - Hiểu những chỉ số quan trọng trong báo cáo. - Kiểm tra học viên đang học đến đâu. - Theo dõi thời gian học trên hệ thống. - Xuất báo cáo PDF để gửi phụ huynh. Nguyên tắc: Theo dõi → Kiểm tra → Xuất báo cáo → Gửi phụ huynh Mục tiêu không phải là học tất cả các loại báo cáo trên Selfomy One, mà là thiết lập được một quy trình báo cáo đơn giản có thể sử dụng định kỳ. 1. Ai thực hiện? | | | | ----------------------- | -------------------------------------------------------------------- | | Vai trò | Trách nhiệm | | Quản lý học thuật | Theo dõi tiến độ và kiểm tra chất lượng học tập | | Giáo viên | Theo dõi tình hình học viên trong lớp, phát hiện học viên cần hỗ trợ | | Admin/Vận hành | Hỗ trợ xuất và lưu trữ báo cáo | | Chăm sóc khách hàng | Gửi báo cáo cho phụ huynh theo quy trình của trung tâm | | Admin | Xác nhận quy trình báo cáo đã sẵn sàng | Với trung tâm nhỏ, một người có thể đảm nhận nhiều vai trò. Quan trọng nhất là phải xác định rõ ai xem báo cáo và ai gửi báo cáo cho phụ huynh. 2. Báo cáo học tập gồm những chỉ số quan trọng gì? Selfomy One tập trung vào hai nhóm thông tin chính: A. Tiến độ học tập Ở phần tổng quan, trung tâm có thể biết trong khoảng thời gian được xem, học viên: - Đã hoàn thành bao nhiêu bài tập. - Đã hoàn thành bao nhiêu bài kiểm tra. - Đã học bao nhiêu bài giảng. - Đang hoàn thành bao nhiêu phần trong tổng số nội dung học tập. Khi xem chi tiết từng học viên, trung tâm có thể biết: - Học viên đang học tới bài học nào. - Mức độ hoàn thành của bài học theo %. B. Thời gian học tập Selfomy One ghi nhận thời gian học dựa trên hoạt động thực tế của học viên: - Bài học: từ lúc học viên mở bài học đến khi xác nhận đã học xong. - Bài kiểm tra: từ lúc bắt đầu làm đến khi nộp bài. - Bài tập: từ lúc bắt đầu làm đến khi lưu hoặc nộp bài. Đối với onboarding, chỉ cần tập trung vào 4 câu hỏi: 1. Học viên đã học đến đâu? 2. Đã hoàn thành bao nhiêu nội dung? 3. Học viên có thực sự dành thời gian học trên hệ thống không? 4. Có điểm gì cần giáo viên/trung tâm hỗ trợ thêm không? Không cần đào sâu vào tất cả các chỉ số ngay trong ngày 6. 3. Xem báo cáo học tập của học viên Bước 1 - Vào danh sách học viên Tại trang quản trị: Học viên Tìm học viên cần kiểm tra. Bước 2 - Mở thông tin học viên Tại danh sách học viên: Chọn biểu tượng 👁 bên phải học viên. Hệ thống sẽ mở trang thông tin của học viên. Bước 3 - Xem báo cáo tại tab Học tập Sau khi mở thông tin học viên, chuyển đến: Học tập Đây là khu vực trung tâm dùng để theo dõi tiến độ học tập của học viên. Tại đây, giáo viên/Quản lý học thuật có thể xem: - Tiến độ học tập. - Nội dung học viên đã hoàn thành. - Bài học hiện tại. - Mức độ hoàn thành của từng bài học. - Thời gian học tập. Cách đọc báo cáo Không nên chỉ nhìn vào một con số. Hãy đọc theo thứ tự: Tiến độ → Mức độ hoàn thành → Thời gian học → Nội dung cần hỗ trợ Ví dụ: Học viên đã hoàn thành phần lớn nội dung nhưng thời gian học thấp → cần kiểm tra cách học và mức độ tương tác. Học viên có thời gian học nhưng tiến độ thấp → cần kiểm tra nội dung đang gặp khó khăn. Học viên chậm tiến độ so với chương trình → giáo viên/Quản lý học thuật cần xác định nguyên nhân trước khi trao đổi với phụ huynh. Xem chi tiết: Xem báo cáo tiến độ học tập và thời gian học của học sinh 4. Xuất báo cáo PDF gửi phụ huynh Sau khi đã kiểm tra báo cáo, trung tâm có thể xuất báo cáo để gửi phụ huynh. Bước 1 - Vào thống kê học tập của lớp Chuyển sang chế độ: Thống kê học tập tại lớp Bước 2 - Chọn lớp học Tìm lớp cần xuất báo cáo. Chọn: Xem chi tiết Hệ thống sẽ mở trang thống kê kết quả học tập của học viên trong lớp. Bước 3 - Xuất báo cáo Chọn: Xuất báo cáo học tại lớp Selfomy One sẽ tải xuống file PDF báo cáo trên máy tính. Sau khi xuất file Người phụ trách có thể: Kiểm tra báo cáo → Lưu file → Gửi phụ huynh Nên thống nhất trước: - Ai là người kiểm tra báo cáo? - Ai là người gửi? - Gửi theo tuần, tháng hay theo từng đợt đánh giá? - Báo cáo được lưu ở đâu? Xem chi tiết: Xuất báo cáo file pdf gửi phụ huynh 5. Quy trình báo cáo đề xuất cho trung tâm Để tránh biến báo cáo thành một công việc thủ công phức tạp, trung tâm có thể bắt đầu bằng workflow đơn giản: Hàng tuần / theo chu kỳ của trung tâm 1. Giáo viên → Theo dõi tiến độ học viên 2. Quản lý học thuật → Kiểm tra những học viên có tiến độ bất thường 3. Trung tâm → Xuất báo cáo PDF 4. Chăm sóc khách hàng/Giáo viên → Gửi báo cáo cho phụ huynh 5. Giáo viên/Quản lý học thuật → Theo dõi và hỗ trợ học viên nếu cần Nguyên tắc quan trọng Báo cáo không chỉ để “gửi phụ huynh”. Mục tiêu cuối cùng là giúp trung tâm trả lời được: Học viên đang học như thế nào và trung tâm cần làm gì tiếp theo? 6. Những gì ngày 6 KHÔNG cần làm Để tránh làm người dùng mới bị quá tải, ngày 6 chưa cần: - Học toàn bộ hệ thống báo cáo nâng cao. - Phân tích tất cả dữ liệu của trung tâm. - Thiết lập dashboard quản trị phức tạp. - Xây dựng hệ thống KPI riêng. - Tự tạo mẫu báo cáo mới. - Phân tích dữ liệu dài hạn của toàn bộ học viên. Những nội dung này có thể triển khai sau khi trung tâm đã sử dụng hệ thống ổn định. 7. Checklist hoàn thành ngày 6 Xem báo cáo học viên - Biết cách mở danh sách học viên. - Biết mở thông tin từng học viên. - Biết truy cập tab Học tập. - Hiểu các chỉ số tiến độ cơ bản. - Hiểu cách Selfomy One tính thời gian học. - Biết cách kiểm tra học viên đang học đến đâu. Gửi báo cáo cho phụ huynh - Biết vào Thống kê học tập tại lớp. - Chọn đúng lớp. - Biết Xem chi tiết. - Biết Xuất báo cáo học tại lớp. - Xuất thành công file PDF. - Xác định người chịu trách nhiệm gửi báo cáo cho phụ huynh.

Ngày 7 - Dùng website luyện thi để marketing & tuyển sinh hiệu quả

Ngày 7 - Dùng website luyện thi để marketing & tuyển sinh hiệu quả Mục tiêu của ngày Sau ngày 7, trung tâm có thể sử dụng website Selfomy One như một điểm chạm Marketing mang thương hiệu riêng, thay vì chỉ xem website như nơi để học viên làm bài. Trung tâm cần hoàn thành 2 việc: 1. Sở hữu website với tên miền và nhận diện thương hiệu riêng. 2. Thiết lập form để thu thập thông tin học viên mới truy cập website. Quy trình tổng thể: Marketing → Website thương hiệu → Học viên truy cập → Đăng ký tài khoản → Điền form → Trung tâm nhận thông tin → Tư vấn / chuyển đổi Selfomy One hỗ trợ website theo mô hình white-label, cho phép trung tâm sử dụng logo, tên website, màu thương hiệu và tên miền riêng. 1. Ai thực hiện? | | | | ----------------------------- | --------------------------------- | | Người thực hiện | Công việc | | Admin | Thiết lập website | | Admin/IT | Kết nối tên miền (Selfomy hỗ trợ) | | Admin/Marketing | Thiết lập form | | Chăm sóc khách hàng/Marketing | Theo dõi dữ liệu | Nguyên tắc: Marketing quyết định thu thập thông tin gì và dùng website như thế nào. Admin chịu trách nhiệm thiết lập trên hệ thống. Chăm sóc khách hàng/Marketing chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý lead. 2. Website luyện thi có thể dùng để làm Marketing như thế nào? Website không chỉ là nơi học viên vào học. Trung tâm có thể sử dụng website như một điểm chạm cho các hoạt động Marketing: Cách 1 - Dùng tên miền thương hiệu riêng Thay vì sử dụng một địa chỉ chung, trung tâm có thể sử dụng domain mang tên thương hiệu. Ví dụ: www.abcielts.vn hoặc learn.abcielts.vn Học viên khi truy cập website sẽ nhìn thấy hệ thống dưới nhận diện của chính trung tâm. Cách 2 - Đưa website vào các kênh Marketing Website có thể được sử dụng làm điểm đến từ: - Facebook - TikTok - Zalo - Quảng cáo - QR Code tại trung tâm - Email - Các bài đăng tuyển sinh - Các chiến dịch Mock Test / Test đầu vào Thay vì chỉ: Quảng cáo → Inbox → Nhân viên hỏi thông tin Có thể xây dựng: Quảng cáo → Website → Học viên đăng ký → Điền form → Trung tâm tiếp nhận thông tin Cách 3 - Thu thập thông tin học viên vãng lai Đây là điểm quan trọng nhất trong ngày 7. Một người có thể truy cập website để: - Làm Mock Test. - Luyện IELTS/TOEIC/SAT. - Tự học. - Trải nghiệm nội dung của trung tâm. Nếu trung tâm thiết lập form phù hợp, những người dùng này có thể để lại thông tin để trung tâm tiếp tục tư vấn. Selfomy One sử dụng biểu mẫu WEBSITE_ONBOARDING cho mục đích thu thập thông tin từ học viên vãng lai. 3. Thiết lập website mang thương hiệu riêng Người thực hiện: Admin Bước 1 - Chuẩn bị thông tin Marketing/Admin chuẩn bị: - Logo trung tâm. - Favicon. - Tên website. - Màu chủ đạo. - Tên miền riêng. Không cần chuẩn bị quá nhiều nội dung ở bước này. Mục tiêu là để website nhìn đúng thương hiệu trước khi đưa vào các hoạt động Marketing. Bước 2 - Cập nhật nhận diện website Admin truy cập: Website → Thiết lập Tại đây có thể cập nhật các thông tin nhận diện chính: - Logo - Favicon - Ảnh đại diện khi chia sẻ - Tên website - Màu chủ đạo Các thiết lập này giúp website đồng bộ với thương hiệu của trung tâm khi học viên truy cập hoặc chia sẻ website trên các nền tảng khác. Sau khi hoàn tất: Lưu Xem chi tiết: Hướng dẫn cập nhật thương hiệu, logo và tên miền website 4. Thiết lập tên miền riêng Người thực hiện: Admin/IT của trung tâm Phối hợp với: Selfomy Quy trình Bước 1 - Chọn tên miền Trung tâm sử dụng tên miền riêng của mình. Ví dụ: abcielts.vn Bước 2 - Cấu hình DNS Admin/IT truy cập trang quản lý tên miền của trung tâm và tạo bản ghi DNS theo hướng dẫn của Selfomy. Bước 3 - Gửi thông tin cho Selfomy Sau khi DNS đã được trỏ đúng, liên hệ Selfomy để tiến hành cài đặt hệ thống. Selfomy cũng hỗ trợ trung tâm thực hiện toàn bộ quá trình nếu trung tâm không có nhân sự kỹ thuật. Bước 4 - Kiểm tra Truy cập tên miền mới bằng trình duyệt. Hoàn thành khi: Website mở được bằng tên miền của trung tâm và hiển thị đúng nhận diện thương hiệu. 5. Thiết lập form thu thập thông tin học viên mới Đây là workflow Marketing quan trọng nhất của ngày 7. Mục tiêu Khi một học viên mới đăng ký tài khoản trên website, trung tâm có thể yêu cầu họ điền thông tin cần thiết trước khi sử dụng các tính năng của website. Selfomy One hỗ trợ form này thông qua biểu mẫu: WEBSITE_ONBOARDING Thông tin thu thập được có thể trở thành nguồn dữ liệu để trung tâm tiếp tục tư vấn học viên mới. Xem chi tiết: Hướng dẫn cài đặt biểu mẫu (form) thu thập thông tin 6. Thiết lập form đăng ký Người thực hiện: Admin hoặc Marketing Nên phân công: - Marketing: quyết định cần hỏi thông tin gì. - Admin: tạo/cấu hình form trên hệ thống. - Chăm sóc khách hàng: xác nhận những thông tin đó có đủ để tư vấn hay không. Nguyên tắc quan trọng Không hỏi quá nhiều. Form càng dài, học viên càng dễ bỏ cuộc. Chỉ nên thu thập những thông tin thực sự cần cho hoạt động tư vấn/chăm sóc của trung tâm. Ví dụ: - Họ tên. - Số điện thoại. - Email. - Mục tiêu học tập. - Trình độ hiện tại. Tùy quy trình của từng trung tâm mà Marketing quyết định các trường cần thiết. 7. Cài đặt form WEBSITE_ONBOARDING Bước 1 - Vào danh sách biểu mẫu Admin truy cập: Ứng dụng → Biểu mẫu Bước 2 - Kiểm tra WEBSITE_ONBOARDING Tìm biểu mẫu: WEBSITE_ONBOARDING Nếu đã có: → Chọn biểu tượng bút chì để chỉnh sửa. Nếu chưa có: → Chọn Tạo biểu mẫu. Bước 3 - Thiết lập các trường thông tin Marketing/Admin thiết lập các trường muốn thu thập. Ở bước này, chỉ cần tập trung vào một câu hỏi: Thông tin này có giúp trung tâm hiểu hoặc liên hệ với học viên tốt hơn không? Nếu không → không cần đưa vào form. Bước 4 - Lưu và xuất bản Sau khi hoàn tất: Lưu → Trạng thái: Đã xuất bản Chỉ khi form ở trạng thái Đã xuất bản, form mới có thể hiển thị cho người học. Nếu muốn tạm thời ẩn form: Trạng thái → Bản nháp 8. Lấy danh sách học viên đã điền form Sau khi form bắt đầu thu thập dữ liệu: Admin/Marketing vào: Ứng dụng → Biểu mẫu → WEBSITE_ONBOARDING Sau đó: Câu trả lời → Tải xuống Selfomy One cho phép tải toàn bộ câu trả lời để trung tâm tiếp tục xử lý. 9. Chọn thời điểm hiển thị form Selfomy One cho phép trung tâm tùy chỉnh thời điểm form xuất hiện. Ví dụ: - Sau khi người dùng đăng nhập. - Trước khi làm bài. - Sau khi có kết quả bài làm. Thiết lập tại: Vào mục  Website → Thiết lập Kéo xuống trường LMS → Hiện biểu mẫu thu thập thông tin khi  Khuyến nghị cho trung tâm mới Không cần thử tất cả các vị trí ngay. Hãy chọn một thời điểm phù hợp nhất với mục tiêu Marketing hiện tại, chạy thử và kiểm tra tỷ lệ người dùng hoàn thành form. Sau khi quy trình ổn định mới tối ưu tiếp. 10. Quy trình xử lý lead sau khi thu thập Đây là phần cần thống nhất với đội Marketing/Chăm sóc khách hàng. Workflow đề xuất: 1. Học viên → Truy cập website 2. Học viên → Đăng ký tài khoản 3. Học viên → Điền form 4. Selfomy One → Lưu thông tin 5. Marketing/Chăm sóc khách hàng → Tải danh sách câu trả lời 6. Chăm sóc khách hàng → Liên hệ/tư vấn 7. Trung tâm → Theo dõi kết quả tư vấn Quan trọng: Thu thập được thông tin ≠ đã có khách hàng. Form chỉ là bước đầu của quy trình. Trung tâm cần xác định rõ: Ai nhận lead → liên hệ trong bao lâu → tư vấn thế nào → cập nhật kết quả ở đâu. Trong ngày 7, chỉ cần thống nhất được người chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu. Không cần xây dựng ngay một hệ thống CRM phức tạp. 11. Kiểm tra toàn bộ workflow trước khi chạy thật Trước khi đưa website vào quảng cáo hoặc chia sẻ rộng rãi, Marketing/Admin cần test bằng một tài khoản thử. Website → Đăng ký tài khoản → Form xuất hiện → Điền thông tin → Hoàn thành → Kiểm tra câu trả lời → Tải file 12. Những gì ngày 7 KHÔNG cần làm Để tránh làm trung tâm mới bị quá tải, ngày 7 chưa cần: - Học toàn bộ tính năng quản trị website. - Thiết kế lại toàn bộ website. - Xây dựng SEO website chuyên sâu. - Thiết lập CRM. - Xây dựng automation Marketing. - Phân tích toàn bộ dữ liệu Marketing. - Tối ưu hàng chục loại form. - Chạy quảng cáo ngay khi chưa test workflow. Ngày 7 chỉ cần đảm bảo: Website có thương hiệu → Có domain → Có form → Có dữ liệu → Có người xử lý. 13. Checklist hoàn thành ngày 7 Website - Có logo trung tâm. - Có favicon. - Có tên website. - Có màu chủ đạo. - Có tên miền riêng. - Website truy cập được bằng domain của trung tâm. Form Marketing - Đã kiểm tra form WEBSITE_ONBOARDING. - Đã thiết lập các trường thông tin cần thu thập. - Form ở trạng thái Đã xuất bản. - Đã xác định thời điểm form xuất hiện. - Đã test bằng tài khoản thử. - Đã kiểm tra dữ liệu trong phần Câu trả lời. - Đã thử tải danh sách câu trả lời. Quy trình xử lý - Xác định người phụ trách tải dữ liệu. - Xác định người phụ trách liên hệ học viên. - Có quy trình xử lý lead sau khi thu thập.