Mục tiêu của ngày

Đến cuối Ngày 1, trung tâm không cần đưa toàn bộ nhân sự và học viên lên Selfomy One.

Thay vào đó, trung tâm cần hoàn thành một thí điểm lớp học mẫu với đầy đủ các vai trò.

Nếu thử nghiệm chạy ổn, mô hình này sẽ được dùng làm template để triển khai cho các lớp còn lại.

1. Xác định đội ngũ triển khai

Trước khi thao tác trên Selfomy One, trung tâm cần xác định rõ:

Nguyên tắc:

• Không nên để tất cả mọi người cùng tham gia thiết lập.

• Admin chịu trách nhiệm thiết lập và kiểm soát.

• Giáo viên chịu trách nhiệm kiểm thử nghiệp vụ giảng dạy.

• Học viên chịu trách nhiệm kiểm thử trải nghiệm học tập.

• Cách phân vai này giúp trung tâm biết chính xác ai làm gì và ai chịu trách nhiệm khi có vấn đề.

2. Thiết lập quyền truy cập

Người thực hiện: Admin

Trước khi tạo lớp, Admin cần đưa các nhân sự liên quan vào công ty trên Selfomy One.

Vào:

Ảnh đại diện → Thiết lập công ty → Phân quyền → Thêm nhân viên

Nhập:

• Email

• Tên nhân sự

• Nhóm vai trò

Sau đó chọn Lưu.

Selfomy One sử dụng nhóm vai trò để xác định quyền của từng nhân sự trong hệ thống.

Xem chi tiết: Hướng dẫn phân quyền cho nhân sự trong công ty

Trong thí điểm, tối thiểu cần:

01 Admin + 01 Giáo viên

Không cần mời toàn bộ giáo viên của trung tâm ngay ngày đầu tiên.

3. Giáo viên xác nhận tài khoản

Người thực hiện: Giáo viên

Sau khi Admin thêm giáo viên, hệ thống gửi lời mời tham gia công ty.

Giáo viên cần:

1. Kiểm tra email.

2. Mở thư mời.

3. Chọn Chấp nhận lời mời.

4. Đăng nhập bằng email được mời.

Nếu không thấy email, kiểm tra cả thư mục Spam.

Selfomy hướng dẫn nhân sự có thể đăng nhập bằng OTP qua email hoặc tài khoản Selfomy/Google tương ứng với email được mời.

Xem chi tiết: Hướng dẫn nhận lời mời tham gia công ty trên Selfomy One

4. Tạo lớp thí điểm

Người thực hiện: Admin

Vào: Tạo → Lớp học

Thiết lập:

• Tên lớp

• Ngày bắt đầu

• Ngày kết thúc

• Lịch học

• Khóa học và chương trình học

Selfomy cho phép lớp sử dụng khóa học đã có sẵn hoặc tạo khóa học mới ngay trong quá trình tạo lớp.

Xem chi tiết: Hướng dẫn tạo lớp học

Khuyến nghị triển khai

Nếu trung tâm đã có khóa học:

Ưu tiên chọn khóa học có sẵn.

Nếu chưa có:

Tạo một khóa học mẫu đủ để thử nghiệm.

Không cần dành cả Ngày 1 để xây toàn bộ chương trình học. Selfomy cũng hỗ trợ việc xây chương trình học gốc gắn với khóa học để những lớp sau có thể tái sử dụng.

Ví dụ

Khóa học: IELTS Foundation

Lớp thí điểm: IELTS Foundation – K01

Giáo viên: Nguyễn A

Số học viên thí điểm: 3

Thời gian: 01/10–30/11/2026

5. Gán giáo viên cho quy trình thí điểm

Người thực hiện: Admin + Giáo viên

Trong khi tạo lớp, Admin xác định:

Giáo viên nào chịu trách nhiệm vận hành lớp thí điểm?

Đây là một điểm quan trọng.

Không nên có tình trạng:

“Ai cũng có thể vào thử lớp.”

Mà cần xác định rõ:

1 lớp → 1 người chịu trách nhiệm chính.

Giáo viên đó sẽ là người:

• Kiểm tra lớp.

• Kiểm tra học viên.

• Thử giao/tiếp nhận hoạt động học tập.

• Thử chấm bài.

• Phản hồi lại cho Admin những vấn đề phát sinh.

6. Tạo học viên thí điểm

Người thực hiện: Admin / Nhân sự vận hành

Vào: Tạo → Học viên 

Hoặc: Học viên → Tạo học viên

Tạo tài khoản chính thức với:

• Họ tên

• Email

• Tên tài khoản

• Mật khẩu

Selfomy yêu cầu email của mỗi học viên phải là duy nhất; nếu sử dụng username/password thì các thông tin này cũng phải không trùng với tài khoản khác.

Sau khi tạo, Admin có thể ghi danh học viên ngay vào lớp hoặc thực hiện sau.

Xem chi tiết: Hướng dẫn tạo tài khoản học viên và thêm học viên vào lớp

7. Chọn cách thực hiện thí điểm

Có hai cách triển khai.

Phương án A - Dùng tài khoản test

Phù hợp khi:

• Trung tâm chưa muốn đưa học viên thật vào.

• Admin muốn kiểm tra hệ thống trước.

• Giáo viên cần làm quen.

Phương án B - Dùng 1–3 học viên thật

Phù hợp khi:

• Lớp sắp khai giảng.

• Trung tâm muốn kiểm tra trải nghiệm thực tế.

• Muốn kiểm tra quy trình giao tiếp với học viên.

Không nên

Ngay ngày đầu:

Import 100% học viên của trung tâm.

Selfomy hỗ trợ import học viên bằng Excel và ghi danh hàng loạt, nhưng đây nên là bước sau khi thí điểm đã được nghiệm thu, không phải bước đầu tiên của thí điểm.

8. Học viên đăng nhập thử

Người thực hiện: Học viên thí điểm

Admin gửi cho học viên:

• Link đăng nhập

• Email/username

• Mật khẩu

Học viên thực hiện:

Đăng nhập → Kiểm tra lớp → Kiểm tra nội dung được truy cập

Xem chi tiết: Hướng dẫn đăng nhập cho tài khoản học viên chính thức

Admin cần quan sát

Không nên hướng dẫn học viên từng bước ngay lập tức.

Hãy để học viên tự thực hiện trước.

Mục tiêu là phát hiện:

• Có khó tìm lớp không?

• Có khó đăng nhập không?

• Có nhầm tài khoản không?

• Có vấn đề về quyền truy cập không?

Nếu học viên không thể tự hoàn thành các bước cơ bản, đó là vấn đề cần xử lý trước khi triển khai diện rộng.

9. Tổ chức bài thi thử đầu vào

Người thực hiện: Admin thiết lập – Giáo viên phụ trách – Học viên thực hiện

Đây là bài kiểm tra xuyên suốt từ đầu đến cuối của Ngày 1.

Selfomy One hỗ trợ tạo Phòng thi ảo trong lớp học, thiết lập:

• Thời gian bắt đầu/kết thúc

• Tên phòng thi

• Chế độ làm bài

• Chương trình

• Thứ tự bài thi

• Chế độ chấm

• Giáo viên chấm

• Yêu cầu phần mềm giám sát thi nếu cần.

Xem chi tiết: Hướng dẫn tổ chức kỳ thi ảo trên phòng thi ảo: Tạo phòng thi ảo, gửi cho học viên, chấm bài

10. Admin thiết lập phòng thi

Người thực hiện: Admin

Trong lớp thí điểm, thiết lập phòng thi phù hợp với mục đích bài kiểm tra xếp lớp/đầu vào.

Cần quyết định trước:

1. Thi khi nào?

Xác định:

Ngày + giờ bắt đầu → Ngày + giờ kết thúc

2. Thi những phần nào?

Ví dụ:

Listening → Reading → Writing → Speaking

Hoặc chỉ một số phần cần thiết cho placement.

3. Thi theo chế độ nào?

Selfomy có: Luyện tập và Thi thật

Chế độ thi thật yêu cầu học viên làm bài theo trình tự và mô phỏng sát hơn trải nghiệm kỳ thi.

4. Ai chấm?

Có thể chọn:

• Hệ thống/AI tự chấm và trả điểm.

• Hệ thống/AI chấm, giáo viên xác nhận và trả điểm.

• Giáo viên chấm thủ công.

Selfomy cũng cho phép chỉ định giáo viên chấm; khi có nhiều giáo viên, bài làm có thể được phân chia cho các giáo viên được chỉ định.

11. Phân công người chấm trước khi thi

Đừng đợi học viên nộp bài mới hỏi:

“Ai chấm bài này?”

Trước khi mở phòng thi, Admin cần xác định:

Đây chính là tư duy “phân công trước – vận hành sau”.

12. Học viên thực hiện bài thi

Người thực hiện: Học viên thí điểm

Thực hiện:

Đăng nhập → Vào lớp → Mở phòng thi → Làm bài → Nộp bài

Sau khi học viên bắt đầu làm bài, Selfomy ghi nhận lượt thi trong phần Lượt thi của phòng thi. Khi học viên nộp bài, dữ liệu được cập nhật để giáo viên theo dõi và xử lý.

Xem chi tiết: Học viên vào làm bài Mock Test

13. Giáo viên tiếp nhận và chấm bài

Người thực hiện: Giáo viên

Sau khi học viên hoàn thành bài:

Phòng thi ảo → Chọn phòng thi → Lượt thi

Giáo viên xem các bài làm đã nộp và thực hiện chấm.

Nếu phòng thi được thiết lập theo chế độ AI/Hệ thống chấm – Giáo viên trả điểm, học viên sẽ chờ giáo viên xác nhận trước khi nhận kết quả cuối cùng.

Xem chi tiết: Quy trình chấm bài cho phòng thi ảo

Đây cũng là lúc giáo viên kiểm tra:

• Bài làm có đầy đủ không?

• AI đã chấm những phần nào?

• Có cần chỉnh sửa/bổ sung không?

• Kết quả cuối cùng đã được trả chưa?

14. Admin nghiệm thu thí điểm

Người thực hiện: Admin

Admin không cần trực tiếp làm lại mọi thao tác.

Thay vào đó, nghiệm thu theo kết quả đầu ra.

Checklist:

Nhân sự

• Giáo viên đã nhận lời mời.

• Giáo viên đăng nhập được.

• Giáo viên có đúng quyền cần thiết.

Lớp học

• Lớp thí điểm đã được tạo.

• Khóa học đã được gắn đúng.

• Thời gian/lịch học chính xác.

Học viên

• Học viên có tài khoản chính thức.

• Học viên đã được ghi danh.

• Học viên đăng nhập được.

Thi thử

• Phòng thi đã được thiết lập.

• Đúng thời gian.

• Đúng nội dung.

• Đúng chế độ làm bài.

• Đúng chế độ chấm.

• Đúng giáo viên chấm.

Kết quả

• Học viên làm bài thành công.

• Lượt thi được ghi nhận.

• Giáo viên nhìn thấy bài.

• Giáo viên chấm được.

• Kết quả được trả về đúng workflow.

15. Sau thí điểm: Quyết định “triển khai / khắc phục”

Không phải cứ hoàn thành thao tác là triển khai thành công.

Sau thí điểm, Admin cần có một bước quyết định:

SẴN SÀNG NHÂN RỘNG

Nếu:

• Quy trình chạy ổn.

• Không có lỗi nghiêm trọng.

• Giáo viên hiểu cách sử dụng.

• Học viên đăng nhập và làm bài được.

→ Có thể chuyển sang Ngày 2 và bắt đầu xây dựng kho học liệu.

KHẮC PHỤC TRƯỚC KHI NHÂN RỘNG

Nếu phát hiện vấn đề:

• Sai quyền.

• Sai lớp.

• Giáo viên chưa biết chấm.

• Học viên không biết đăng nhập.

• Quy trình thi chưa phù hợp.

→ Sửa trên lớp thí điểm, kiểm tra lại rồi mới nhân rộng.