Mục tiêu của ngày

Ngày 4 chuyển từ giai đoạn chuẩn bị hệ thống sang đưa học viên thật vào sử dụng.

Mục tiêu của ngày:

Đưa danh sách học viên lên Selfomy One → ghi danh vào đúng lớp → cung cấp thông tin đăng nhập → hướng dẫn học viên truy cập nền tảng → bắt đầu quản lý điểm danh.

Tư duy triển khai:

Nhập dữ liệu → Ghi danh → Đăng nhập → Học tập → Điểm danh

Không cần nhập toàn bộ học viên của trung tâm ngay trong ngày đầu tiên.

Nên bắt đầu với lớp thí điểm hoặc một lớp đang chuẩn bị khai giảng, kiểm tra toàn bộ quy trình trước rồi mới mở rộng.

1. Ai làm gì trong ngày 4?

2. Trước khi nhập học viên

Trước khi tải danh sách lên Selfomy One, Admin cần chuẩn bị:

Danh sách học viên

Tối thiểu cần có thông tin để xác định đúng từng học viên.

Nếu sử dụng email để đăng nhập, mỗi học viên cần có email riêng, không trùng với tài khoản khác trên hệ thống. Nếu sử dụng tên tài khoản/mật khẩu, các thông tin này cũng phải được thiết lập duy nhất.

Lớp học

Xác định rõ:

• Học viên thuộc khóa học nào?

• Học viên thuộc lớp nào?

• Ngày bắt đầu?

• Ngày kết thúc nếu cần?

Quan trọng

Đảm bảo lớp học đã được tạo trước khi ghi danh học viên.

Nếu lớp chưa tồn tại, cần hoàn tất việc tạo lớp trước.

3. Bước 1 - Chuẩn bị file excel

Người thực hiện: Admin / Quản lý vận hành

Mục tiêu

Chuẩn hóa danh sách học viên trước khi nhập vào hệ thống.

Không nên tự tạo một file Excel theo cấu trúc tùy ý.

Thực hiện

Truy cập: Học viên → Tạo hàng loạt

Tại đây, tải xuống file Excel mẫu của hệ thống.

Sau đó nhập thông tin học viên vào file mẫu.

Nguyên tắc

Tải mẫu → Điền dữ liệu → Kiểm tra → Upload

Không nên copy nguyên một file dữ liệu cũ của trung tâm vào hệ thống mà chưa kiểm tra cấu trúc.

4. Kiểm tra file trước khi tải lên

Trước khi nhập, Admin kiểm tra nhanh:

• Họ tên đã đầy đủ chưa?

• Email có bị trùng không?

• Thông tin tài khoản có chính xác không?

• Có học viên nào bị nhập trùng không?

• Danh sách có đúng lớp cần triển khai không?

Đặc biệt, cần kiểm tra email/tên tài khoản vì các thông tin đăng nhập phải đáp ứng yêu cầu duy nhất trên hệ thống.

Không cần làm ở bước này

• Chỉnh sửa dữ liệu quá phức tạp.

• Nhập thêm những thông tin chưa cần sử dụng.

• Chuẩn hóa toàn bộ database của trung tâm.

Chỉ cần đảm bảo:

Danh sách sạch và đủ thông tin để tạo tài khoản.

5. Bước 2 - Nhập học viên từ excel

Người thực hiện: Admin / Quản lý vận hành

Thao tác

Truy cập: Học viên → Tạo hàng loạt

Sau đó:

1. Chọn file Excel đã hoàn thành.

2. Tải file lên hệ thống.

3. Chọn Nhập dữ liệu.

4. Kiểm tra kết quả sau khi nhập.

Xem chi tiết: Nhập học viên từ file Excel

Mục tiêu

Sau bước này:

Danh sách học viên đã tồn tại trên Selfomy One.

Tuy nhiên, có tài khoản chưa đồng nghĩa với đã thuộc lớp học.

Đây là bước cần phân biệt rõ.

6. Bước 3 - Ghi danh học viên vào lớp

Sau khi tạo tài khoản, cần đưa học viên vào đúng lớp.

Đây là bước giúp học viên có quyền truy cập vào lớp học chính thức của trung tâm.

Người thực hiện: Admin / Quản lý vận hành

Sau khi nhập một danh sách lớn từ Excel, Selfomy One cho phép thực hiện ghi danh cho danh sách học viên vừa nhập.

Cách thực hiện

Ghi danh học viên vừa nhập: Chọn Lớp → Ngày bắt đầu

Sau đó: Ấn Ghi danh

Selfomy One đề xuất ghi danh ngay sau khi danh sách được hệ thống quét qua để tránh sai sót, thêm nhầm/thiếu học viên về sau này.

7. Kiểm tra danh sách lớp

Sau khi ghi danh, Admin và Quản lý học thuật kiểm tra nhanh:

• Đủ số lượng học viên chưa?

• Có học viên bị thiếu không?

• Có học viên vào nhầm lớp không?

• Có tài khoản trùng hoặc sai thông tin không?

Nguyên tắc

Danh sách trên Selfomy One = danh sách học viên thực tế của lớp.

Nếu chưa khớp, xử lý ngay trước khi gửi thông tin đăng nhập cho học viên.

8. Bước 4 - Gửi thông tin đăng nhập cho học viên

Người thực hiện: Admin / CS / Giáo viên

Sau khi tài khoản được tạo, trung tâm cung cấp cho học viên:

1. Đường link đăng nhập

2. Email hoặc tên tài khoản

3. Mật khẩu

Đây là những thông tin cần thiết để học viên truy cập vào LMS.

Có thể gửi thông tin qua:

• Email

• Zalo

• Nhóm lớp

• Kênh liên lạc chính thức của trung tâm

Không cần xây dựng một quy trình truyền thông phức tạp ở ngày 4.

Mục tiêu đơn giản:

Học viên nhận được tài khoản và biết phải đăng nhập ở đâu.

9. Bước 5 - Học viên đăng nhập

Người thực hiện: Học viên

Học viên truy cập trang LMS của trung tâm và đăng nhập bằng:

• Google với đúng email đã đăng ký, hoặc

• Tên tài khoản / mật khẩu do Admin cung cấp.

Sau khi đăng nhập, học viên có thể truy cập:

Lớp học của tôi để xem lớp học chính thức đã được ghi danh.

Xem chi tiết: Học viên đăng nhập vào tài khoản

10. Kiểm tra truy cập của học viên

Trong lần đăng nhập đầu tiên, yêu cầu học viên kiểm tra:

• Có đăng nhập được không?

• Có nhìn thấy đúng lớp không?

• Có nhìn thấy chương trình học không?

• Có mở được bài giảng không?

• Có mở được bài tập không?

Nếu học viên không thấy lớp

Admin kiểm tra theo thứ tự:

Tài khoản → Ghi danh → Lớp học

Không cần kiểm tra toàn bộ hệ thống.

Thông thường, vấn đề đầu tiên cần xác nhận là:

Học viên đã được ghi danh đúng lớp chưa?

11. Không nên để học viên tự tìm hiểu quá nhiều

Trong ngày này, trung tâm không cần hướng dẫn học viên toàn bộ tính năng Selfomy One.

Chỉ cần hướng dẫn 4 việc:

1. Đăng nhập

“Đây là link và tài khoản của em.”

2. Vào lớp

“Vào Lớp học của tôi để tìm lớp.”

3. Học

“Mở bài giảng và nội dung được giao.”

4. Làm bài

“Hoàn thành bài tập/bài kiểm tra theo yêu cầu của giáo viên.”

Mục tiêu:

Học viên có thể tự bắt đầu học mà không cần Admin hỗ trợ từng bước.

12. Bước 6 - Điểm danh theo từng buổi học

Sau khi học viên đã được ghi danh, trung tâm bắt đầu sử dụng Selfomy One để quản lý điểm danh.

Người thực hiện: Giáo viên / Admin

Selfomy One hiện hỗ trợ điểm danh theo từng buổi học và có 4 trạng thái:

• Có mặt

• Đi trễ

• Vắng

• Nghỉ phép

Xem chi tiết: Hướng dẫn điểm danh trong lớp học trên Selfomy One

13. Cách điểm danh

Có hai cách thực hiện.

Cách 1 - Điểm danh theo lịch trong ngày

Truy cập: Điểm danh → Chọn lớp

Hệ thống hiển thị các lớp có buổi học diễn ra trong ngày.

Sau đó đánh dấu trạng thái của từng học viên.

Cách 2 - Điểm danh từ một lớp cụ thể

Truy cập:

Lớp học → Chọn lớp → 👁 → Điểm danh

Sau đó thực hiện điểm danh cho buổi học tương ứng.

14. Điểm danh như thế nào cho nhanh?

Selfomy One hỗ trợ:

Điểm danh từng học viên

Dùng khi lớp có nhiều trạng thái khác nhau.

Ví dụ:

• 14 học viên có mặt

• 4 học viên đi trễ

• 2 học viên vắng

Điểm danh chung

Nếu nhiều học viên có cùng trạng thái, có thể điểm danh chung cả lớp.

Ví dụ:

18 học viên → Có mặt

Sau đó chỉ cần cập nhật những trường hợp đặc biệt.

Điều này giúp giáo viên không phải thao tác từng học viên khi phần lớn lớp có cùng trạng thái.

15. Quy trình điểm danh khuyến nghị

Để hình thành thói quen vận hành, trung tâm nên thống nhất:

Khi bắt đầu buổi học

Giáo viên thực hiện điểm danh.

Sau khi điểm danh

Giáo viên kiểm tra lại các trường hợp:

• Đi trễ

• Vắng

• Nghỉ phép

Sau buổi học

Đảm bảo trạng thái điểm danh đã được lưu chính xác.

Nguyên tắc

Điểm danh ngay trong buổi học, không để dồn nhiều buổi rồi cập nhật một lần.

Điều này giúp dữ liệu chuyên cần phản ánh đúng tình hình học tập của lớp.

16. Ngày 4 không cần làm những gì?

Để tránh làm người dùng mới bị quá tải, ngày 4 không yêu cầu:

• Nhập toàn bộ database học viên của trung tâm.

• Hướng dẫn tất cả tính năng dành cho học viên.

• Thiết lập mọi quy trình chăm sóc học viên.

• Phân tích dữ liệu học viên.

• Thiết lập báo cáo chuyên sâu.

• Xử lý toàn bộ các trường hợp tài khoản đặc biệt.

Chỉ cần hoàn thành:

Nhập → Ghi danh → Đăng nhập → Học → Điểm danh

17. Checklist hoàn thành ngày 4

Danh sách học viên

• Đã chuẩn bị danh sách học viên.

• Đã sử dụng file Excel mẫu.

• Đã kiểm tra thông tin học viên.

• Đã kiểm tra email/tài khoản không bị trùng.

Nhập hệ thống

• Đã nhập file Excel.

• Danh sách học viên đã xuất hiện trên hệ thống.

• Số lượng học viên đúng với danh sách thực tế.

Ghi danh

• Đã chọn đúng lớp.

• Đã ghi danh học viên.

• Đã kiểm tra lại danh sách lớp.

Học viên đăng nhập

• Đã gửi link đăng nhập.

• Đã gửi thông tin tài khoản.

• Học viên đăng nhập thành công.

• Học viên nhìn thấy đúng lớp.

• Học viên mở được nội dung học.

Điểm danh

• Giáo viên biết cách mở màn hình điểm danh.

• Giáo viên biết 4 trạng thái điểm danh.

• Đã điểm danh ít nhất một buổi học.

• Thông tin điểm danh đã được kiểm tra.