Mục tiêu của ngày

Sau ngày 6, trung tâm có thể:

• Theo dõi tiến độ học tập của từng học viên.

• Hiểu những chỉ số quan trọng trong báo cáo.

• Kiểm tra học viên đang học đến đâu.

• Theo dõi thời gian học trên hệ thống.

• Xuất báo cáo PDF để gửi phụ huynh.

Nguyên tắc:
Theo dõi → Kiểm tra → Xuất báo cáo → Gửi phụ huynh

Mục tiêu không phải là học tất cả các loại báo cáo trên Selfomy One, mà là thiết lập được một quy trình báo cáo đơn giản có thể sử dụng định kỳ.

1. Ai thực hiện?

Với trung tâm nhỏ, một người có thể đảm nhận nhiều vai trò. Quan trọng nhất là phải xác định rõ ai xem báo cáo và ai gửi báo cáo cho phụ huynh.

2. Báo cáo học tập gồm những chỉ số quan trọng gì?

Selfomy One tập trung vào hai nhóm thông tin chính:

A. Tiến độ học tập

Ở phần tổng quan, trung tâm có thể biết trong khoảng thời gian được xem, học viên:

• Đã hoàn thành bao nhiêu bài tập.

• Đã hoàn thành bao nhiêu bài kiểm tra.

• Đã học bao nhiêu bài giảng.

• Đang hoàn thành bao nhiêu phần trong tổng số nội dung học tập.

Khi xem chi tiết từng học viên, trung tâm có thể biết:

• Học viên đang học tới bài học nào.

• Mức độ hoàn thành của bài học theo %.

B. Thời gian học tập

Selfomy One ghi nhận thời gian học dựa trên hoạt động thực tế của học viên:

• Bài học: từ lúc học viên mở bài học đến khi xác nhận đã học xong.

• Bài kiểm tra: từ lúc bắt đầu làm đến khi nộp bài.

• Bài tập: từ lúc bắt đầu làm đến khi lưu hoặc nộp bài.

Đối với onboarding, chỉ cần tập trung vào 4 câu hỏi:

1. Học viên đã học đến đâu?

2. Đã hoàn thành bao nhiêu nội dung?

3. Học viên có thực sự dành thời gian học trên hệ thống không?

4. Có điểm gì cần giáo viên/trung tâm hỗ trợ thêm không?

Không cần đào sâu vào tất cả các chỉ số ngay trong ngày 6.

3. Xem báo cáo học tập của học viên

Bước 1 - Vào danh sách học viên

Tại trang quản trị: Học viên

Tìm học viên cần kiểm tra.

Bước 2 - Mở thông tin học viên

Tại danh sách học viên: Chọn biểu tượng 👁 bên phải học viên.

Hệ thống sẽ mở trang thông tin của học viên.

Bước 3 - Xem báo cáo tại tab Học tập

Sau khi mở thông tin học viên, chuyển đến: Học tập

Đây là khu vực trung tâm dùng để theo dõi tiến độ học tập của học viên.

Tại đây, giáo viên/Quản lý học thuật có thể xem:

• Tiến độ học tập.

• Nội dung học viên đã hoàn thành.

• Bài học hiện tại.

• Mức độ hoàn thành của từng bài học.

• Thời gian học tập.

Cách đọc báo cáo

Không nên chỉ nhìn vào một con số.

Hãy đọc theo thứ tự:

Tiến độ → Mức độ hoàn thành → Thời gian học → Nội dung cần hỗ trợ

Ví dụ:

Học viên đã hoàn thành phần lớn nội dung nhưng thời gian học thấp → cần kiểm tra cách học và mức độ tương tác.

Học viên có thời gian học nhưng tiến độ thấp → cần kiểm tra nội dung đang gặp khó khăn.

Học viên chậm tiến độ so với chương trình → giáo viên/Quản lý học thuật cần xác định nguyên nhân trước khi trao đổi với phụ huynh.

Xem chi tiết: Xem báo cáo tiến độ học tập và thời gian học của học sinh

4. Xuất báo cáo PDF gửi phụ huynh

Sau khi đã kiểm tra báo cáo, trung tâm có thể xuất báo cáo để gửi phụ huynh.

Bước 1 - Vào thống kê học tập của lớp

Chuyển sang chế độ: Thống kê học tập tại lớp

Bước 2 - Chọn lớp học

Tìm lớp cần xuất báo cáo.

Chọn: Xem chi tiết

Hệ thống sẽ mở trang thống kê kết quả học tập của học viên trong lớp.

Bước 3 - Xuất báo cáo

Chọn: Xuất báo cáo học tại lớp

Selfomy One sẽ tải xuống file PDF báo cáo trên máy tính.

Sau khi xuất file

Người phụ trách có thể:

Kiểm tra báo cáo → Lưu file → Gửi phụ huynh

Nên thống nhất trước:

• Ai là người kiểm tra báo cáo?

• Ai là người gửi?

• Gửi theo tuần, tháng hay theo từng đợt đánh giá?

• Báo cáo được lưu ở đâu?

Xem chi tiết: Xuất báo cáo file pdf gửi phụ huynh

5. Quy trình báo cáo đề xuất cho trung tâm

Để tránh biến báo cáo thành một công việc thủ công phức tạp, trung tâm có thể bắt đầu bằng workflow đơn giản:

Hàng tuần / theo chu kỳ của trung tâm

1. Giáo viên
→ Theo dõi tiến độ học viên

2. Quản lý học thuật
→ Kiểm tra những học viên có tiến độ bất thường

3. Trung tâm
→ Xuất báo cáo PDF

4. Chăm sóc khách hàng/Giáo viên
→ Gửi báo cáo cho phụ huynh

5. Giáo viên/Quản lý học thuật
→ Theo dõi và hỗ trợ học viên nếu cần

Nguyên tắc quan trọng

Báo cáo không chỉ để “gửi phụ huynh”.

Mục tiêu cuối cùng là giúp trung tâm trả lời được:

Học viên đang học như thế nào và trung tâm cần làm gì tiếp theo?

6. Những gì ngày 6 KHÔNG cần làm

Để tránh làm người dùng mới bị quá tải, ngày 6 chưa cần:

• Học toàn bộ hệ thống báo cáo nâng cao.

• Phân tích tất cả dữ liệu của trung tâm.

• Thiết lập dashboard quản trị phức tạp.

• Xây dựng hệ thống KPI riêng.

• Tự tạo mẫu báo cáo mới.

• Phân tích dữ liệu dài hạn của toàn bộ học viên.

Những nội dung này có thể triển khai sau khi trung tâm đã sử dụng hệ thống ổn định.

7. Checklist hoàn thành ngày 6

Xem báo cáo học viên

• Biết cách mở danh sách học viên.

• Biết mở thông tin từng học viên.

• Biết truy cập tab Học tập.

• Hiểu các chỉ số tiến độ cơ bản.

• Hiểu cách Selfomy One tính thời gian học.

• Biết cách kiểm tra học viên đang học đến đâu.

Gửi báo cáo cho phụ huynh

• Biết vào Thống kê học tập tại lớp.

• Chọn đúng lớp.

• Biết Xem chi tiết.

• Biết Xuất báo cáo học tại lớp.

• Xuất thành công file PDF.

• Xác định người chịu trách nhiệm gửi báo cáo cho phụ huynh.